Secrétaire/Assistant(e) administrative H/F

Missions principales

Véritable pilier de l'organisation, le/la secrétaire-assistant(e) contribue activement à la bonne marche administrative et à la coordination des activités du centre de formation.
Il/elle assure le lien entre les formateurs, les clients et la direction, tout en garantissant la fluidité des échanges et le suivi rigoureux des dossiers.

Responsabilités

• Accueillir et orienter les visiteurs, stagiaires et partenaires (sur site, par téléphone ou par mail).
• Répondre aux demandes clients et prospects (téléphone, courriel, salons professionnels).
• Établir, enregistrer et suivre les devis, conventions, bons de commande et factures.
• Assurer la gestion des appels entrants, courriels et courriers.
• Réaliser différents travaux de bureautique et de mise en forme de documents (Word, Excel, PowerPoint, CRM, etc.).
• Recevoir, traiter et diffuser les informations internes et externes.
• Assurer la planification des réunions, formations et rendez-vous de l'équipe.
• Trier, classer, archiver et mettre à jour les dossiers administratifs.
• Contribuer au suivi qualité et à la conformité réglementaire (Qualiopi, OPCO, INRS, etc.).
• Participer à l'organisation logistique et administrative des sessions de formation.
• Gérer la communication entre les différents interlocuteurs internes et externes (clients, formateurs, OPCO, partenaires institutionnels, etc.).

Compétences et qualités requises

• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, CRM, logiciels de gestion).
• Sens aigu de l'organisation et de la rigueur.
• Excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles.
• Discrétion, fiabilité et sens du service.
• Capacité à gérer les priorités et à travailler en autonomie.

Atouts pour une évolution rapide

• Expérience dans le domaine de la formation continue professionnelle.
• Connaissances en santé et sécurité au travail (SST, PRAP, Incendie, SSIAP, etc.).
• Aisance commerciale et goût du contact client.
• Maîtrise des marchés publics et capacité à rédiger des mémoires techniques.
• Compétence en organisation, montage et gestion administrative de dossiers de formation.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 2 100,00€ à 2 250,00€ par mois

Lieu du poste : En présentiel