Secrétaire/Assistant de secteur (H/F)
Nous recherchons un(e) Secrétaire / Assistant(e) de secteur pour renforcer notre équipe au sein de notre agence SAAD de Beaumetz-lès-Loges.
En tant que Secrétaire / Assistant(e) de secteur , vous êtes un acteur essentiel du bon fonctionnement de l'agence. Vous assurez le suivi administratif des dossiers, veillez à leur mise à jour et contribuez au bon déroulement des prestations grâce à une organisation rigoureuse.
Vous travaillez en binôme avec le Responsable de secteur , que vous accompagnez au quotidien dans la gestion administrative des plannings, le suivi des remplacements et l'organisation des interventions. Vous participez à l'optimisation des plannings tout en veillant au respect des règles applicables (convention collective, temps de travail, repos, modulation des heures…)
Rattaché(e) au Responsable d'agence , vous assurez l'interface entre les différents interlocuteurs de l'agence. Vous êtes chargé(e) de l'accueil physique et téléphonique des bénéficiaires, des familles, des salariés, des partenaires et des prescripteurs. Vous renseignez les interlocuteurs, orientez les demandes et assurez leur traitement ou leur transmission aux personnes concernées.
Vous assurez également les tâches administratives courantes : création et mise à jour des dossiers administratifs, création des devis et des contrats, saisie informatique, classement, suivi documentaire, traitement des courriers et participation au suivi de l'activité de l'agence.
Véritable relais d'information, vous faites remonter au Responsable de secteur et au Responsable d'agence les situations nécessitant une attention particulière afin de garantir la continuité et la qualité de nos services.
Dans le cadre de vos fonctions, vous serez amené(e) à participer aux astreintes administratives , selon un système de roulement avec les équipes administratives des agences des Hauts-de-France.
Temps de travail : Temps plein 35h/semaine
Convention collective : CCN BAD (2941)
Avantages
- Formation et évolution professionnelle accessibles à tous
- Mobilité interne : accès à toutes les offres d'emploi du groupe
- Véhicule de service disponible en cas de déplacement ou indemnités kilométriques
Profil Recherché
- Sens de l'accueil et qualités relationnelles : vous assurez un accueil physique et téléphonique de qualité auprès des bénéficiaires, des familles, des salariés et des partenaires. Vous faites preuve d'écoute, de bienveillance et de professionnalisme.
- Organisation et rigueur administrative : vous aimez les dossiers bien tenus, savez gérer plusieurs tâches simultanément et accordez une attention particulière à la fiabilité des informations saisies.
- Réactivité et gestion des priorités : vous savez faire face aux imprévus, adapter rapidement les plannings en lien avec le Responsable de secteur et contribuer à la continuité des prestations.
- Esprit d'équipe : vous appréciez le travail en binôme avec le Responsable de secteur et savez collaborer efficacement avec l'ensemble des équipes de l'agence.
- Aisance informatique : vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques et les logiciels métiers. La connaissance d'applications telles que Perceval ou ApoLogic constitue un véritable atout.
- Discrétion et sens de la confidentialité : vous manipulez quotidiennement des informations confidentielles et respectez les règles de confidentialité inhérentes au secteur médico-social.
- Connaissance du secteur : une expérience dans le secteur médico-social, et plus particulièrement en SAAD, est fortement appréciée. Une connaissance de la Convention Collective de la Branche de l'Aide, de l'Accompagnement, des Soins et des Services à Domicile (BAD) constitue un plus.
- Formation : une formation ou un diplôme en secrétariat, assistant de secteur ou gestion administrative est apprécié.