Secrétaire - Agent d'administration au secrétariat F/H (H/F)

Tout en ayant des missions nationales d'intérêt général, l'AGEPS met en oeuvre la politique de l'AP-HP en matière d'équipements médicaux et informatiques et de produits de santé. Partenaire des GHU et des hôpitaux, elle est le prestataire technique et pharmaceutique de l'AP-HP.

Rédaction des courriers pour l'ensemble du SAD
Assurer la réponse téléphonique pour le service
Suivi et mise à jour de l'ensemble des documents internes au SAD
Tenue de l'agenda et gestion des appels téléphoniques pour le Chef de Service du SAD 
Gestion du courrier entrant et sortant
Diffusion des informations aux hôpitaux de l'AP-HP et hors AP-HP 
Organisation et diffusion du planning des Astreintes Pharmaceutiques Senior
Diffusion du planning mensuel des permanences du SAD
Diffusion du tableau de garde des internes
Organisation et préparation du matériel nécessaire aux réunions 
Prise de notes pendant les différentes réunions du service si besoin, rédaction des comptes rendus 
Accueil et prise en charge des visiteurs à l'accueil
Classement, mise à jour et archivage de tous les documents diffusés en interne et en externe 
Gestion des demandes de fournitures de bureau pour le SAD
Participation à l'inventaire annuel du service 
Réceptionner, traiter et distribuer le courrier dans les différentes unités fonctionnelles du service,
Suivre les indicateurs d'activité du secrétariat
Participation à la formalisation des documents du service


SAVOIR FAIRE REQUIS
Maîtriser Word, Excel, Ppt (si possible autres logiciels métiers APHP)
Planifier et organiser ses activités
Communiquer : savoir s'adapter aux différents interlocuteurs

QUALITES PROFESSIONNELLES
Discrétion
Organisation, rigueur, méthode,
Gestion des priorités
Esprit d'équipe
Rapidité, efficacité
Disponibilité
Dynamisme


GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS
Travail sur écran
Port des EPI