Secrétaire administrative h/f (H/F)

L'assistante administrative assure le bon fonctionnement administratif de l'OFA (Organisme de Formation par Apprentissage).

Elle participe à la gestion des dossiers des apprenants, au suivi administratif des formations et au soutien administratif de l'équipe pédagogique et de la direction.

• Assurer l'accueil physique et téléphonique du public (apprentis, familles, entreprises, partenaires). Renseigner et orienter les visiteurs et interlocuteurs.
• Enregistrer, affranchir et envoyer les courriers, colis (CFPPA-OFA et lycée lors des permanences),
• Assurer la gestion des courriels et la transmission des informations.
• Réaliser divers travaux de secrétariat (courriers, convocations, attestations, invitations, mise en forme de documents).
• Participer à la diffusion d'informations et de supports de communication.
• Identifier les besoins en fournitures administratives et assurer le suivi des consommables.
• Assurer les relations jeunes/entreprises/OFA SUIVI ADMINISTRATIF DES APPRENANTS ET DES FORMATIONS
• Assurer l'enregistrement et la mise à jour des dossiers des apprentis et stagiaires.
• Saisir les contrats d'apprentissage et conventions de formation.
• Assurer le suivi administratif des inscriptions et admissions.
• Collecter les informations nécessaires au suivi des dossiers et transmettre les éléments aux organismes financeurs.
• Assurer les relations administratives avec les entreprises, les familles et les partenaires. GESTION ADMINISTRATIVE / LOGICIELS METIERS
• Utiliser les logiciels de gestion administrative (YParéo, Galia).
• Assurer le suivi des absences, la facturation des pensions et le suivi administratif des dossiers et la vérification et la complétude des contrats et autres dossiers.
• Enregistrer les apprenants et saisir les données administratives, pédagogiques et financières, les contrats et conventions de formation, SUIVI DES EXAMENS ET PROCEDURES ADMINISTRATIVES
• Inscrire les apprenan...