Secrétaire administrative et médicale

À propos de nous

Missions de la DPIST

• Préserver la santé physique et mentale des personnels tout au long de leur parcours professionnel.
• Participer au suivi et contribuer à la traçabilité des expositions professionnelles et à la veille sanitaire.
• Apporter son aide, de manière pluridisciplinaire, pour l'évaluation et la prévention des risques professionnels.
• Conseiller la direction, les agents et leurs représentants sur les dispositions et mesures nécessaires afin de :
• Éviter ou diminuer les risques professionnels,
• Améliorer la qualité de vie et les conditions de travail.
• Organiser des actions de promotion de la santé sur le lieu de travail, dont :
• Des campagnes de vaccination et de dépistage,
• Des actions d'information et de sensibilisation aux situations de handicap au travail,
• Dans le cadre de la stratégie nationale de santé.

La Direction assure le suivi médical des agents de 10 établissements

• ULille : 8 329 agents
• Sciences Po Lille : 107 agents
• ENSAPL : 90 agents
• PIHM - INRAe : 22 agents
• CNRS MEL et littoral : 829 agents
• INRIA : 240 agents
• Univ Gustave EIFFEL : 92 agents
• INSERM MEL : 290 agents
• ENSAIT EPE : 112 agents
• ULCO : 1 000 agents
• Siège : 171 rue Charles Debierre, 59000 Lille
• Campus Cité scientifique : avenue Henri Poincaré, Bâtiment A10 - Maison de la santé, 59650 Villeneuve d’Ascq
• Campus Pont-de-Bois : Rue du barreau, Bâtiment A, Tour d'extension, 4e niveau, 59650 Villeneuve d’Ascq

La Direction Collabore En Lien Étroit Avec

• La maison de la médiation (MDM) : accueille, conseille et soutient les personnels et étudiants dans leurs démarches juridico-administratives.
• Le service social des personnels : permet d’accompagner les agents dans des démarches au sein de l’Université (information de la politique sociale) et en dehors (accompagnement dans la constitution des dossiers MDPH).
• La direction de la prévention des risques (DPR) : en charge de la prévention des risques professionnels.
• La Direction de l’Environnement Social au Travail (DEST) : service de la DRH.

Mission

• Accueil des agents : physique et téléphonique pour les Rdv avec les médecins, infirmières, ergonome et psychologues
• Accueil et orientation des visiteurs
• Gestion de la boite mails générique entrante du pôle secrétariat
• Organisation et planification du planning des médecins
• Organisation et planification du planning des Infirmières (VIP)
• Planification des rendez-vous des psychologues
• Planification des convocations des agents à leur visite médicale et aux examens complémentaires
• Création du Dossier Médical numérique de l’agent (DMST) logiciel et mise à jour à chaque visite ou changement de situation
• Assurer la numérisation des DMST papier en prévision des VM + VIP
• Mise à jour des tableaux de suivi (établissements conventionnés + SIA / SIR)
• Gestion des courriers et courriels entrants et sortants, photocopies

Activités principales et associées

• Gestion et traitement des informations écrites (courrier, messagerie) à l’arrivée et au départ
• Interaction avec les différents services de l’Université, diffusion et réception d’informations
• Participation à des actions de prévention : campagne contre la grippe, semaine de l’audition…
• Déplacements réguliers et/ou occasionnels sur les différents sites CS et PDB
• Prise en charge d’une thématique, ex : factures (activité annexe par les secrétaires) bons de commandes…
• Prise de rdv pour des examens complémentaires auprès des professionnels extérieurs de santé - activité exceptionnelle
• Gestion des besoins matériels du site de rattachement
• Participation à la réalisation d’examens médicaux complémentaires (test vision) – Appui aux infirmières

Profil

• Connaissance de l’Université et de son fonctionnement
• Connaissance des techniques de gestion administrative
• Connaissance de l’organisation et des activités du Service Santé au Travail
• Maitriser un ensemble de règles et de procédures dans un ou plusieurs domaines de gestion administrative
• Maitriser les outils de gestion, assister les personnels de l’équipe
• Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires
• Structurer et rédiger un document d’information technique ou réglementaire
• Planifier les activités et les échéances
• Organiser le classement et la conservation des documents et informations traitées
• Maitriser les techniques de communications
• Communication : capacité d’écoute et de dialogue
• Savoir adapter son discours à son interlocuteur
• Etre réactif et savoir s’adapter aux évolutions organisationnelles et réglementaires
• Savoir gérer les priorités / travailler avec anticipation
• Capacité de synthèse
• Rigueur
• Esprit d’équipe
• Esprit d’initiatives et d’autonomie
• Discrétion et sens de la confidentialité
• Capacité de résistance au stress

Conditions particulières d’exercice

Déplacement sur les 3 campus (Siège + Cité scientifique + Pont de Bois)