Secrétaire administratif(ve) - Secrétaire de direction - TJ (H/F)

Le secrétaire administratif est chargé de tâches administratives d'application. A ce titre, il participe à la mise en œuvre, dans les cas particuliers qui lui sont soumis, des textes de portée générale. Il exerce notamment des tâches administratives de gestion dans les domaines des ressources humaines, logistiques, financiers ou comptables. Il peut se voir confier des tâches de rédaction et être chargé de l’animation d’une équipe. Il peut également assurer des fonctions d’assistant de direction (article 3 du décret du 19/03/2010) .

Le secrétaire administratif est placé sous l’autorité du directeur de greffe et peut exercer ses fonctions à la cour d’appel, dans un tribunal judiciaire ou dans un tribunal de proximité.

Le secrétaire administratif qui assure des fonctions de secrétaire de direction peut être chargé de:

• L’assistance du président /premier président de la juridiction
• L’assistance du procureur de la République / procureur général de la juridiction
• L’assistance du directeur de greffe

A ce titre, il est principalement chargé de la gestion de l’agenda, l’organisation, la préparation et le suivi de réunions, de la gestion administrative et des ressources humaines des magistrats ou fonctionnaires/contractuels et du traitement du courrier. Il assure également le suivi ou la préparation des dossiers spécifiques relevant de la compétence du secrétariat d’un chef de juridiction (tableau des permanences, ordonnance sur requête, ordonnance de roulement…) , ou du secrétariat d’un directeur de greffe (gestion budgétaire, gestion du bâtiment…) .

1-Secrétaire de direction:

• Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs (magistrats, fonctionnaires, contractuels et stagiaires)
• Gérer la situation administrative des magistrats (siège ou parquet) ou des agents de la juridiction
• Gérer l’agenda du président / premier président ou du procureur de la République / procureur général ou du directeur de greffe
• Préparer les réunions et des dossiers y afférents
• Enregistrement et traitement du courrier
• Élaborer des documents administratifs
• Diffusion des notes et circulaires

2-Gestion comptable et budgétaire:

• Participer à l’élaboration de la demande budgétaire
• Saisir les commandes et suivre leur exécution
• Suivre la consommation et l’exécution de la dépense
• Faire le bilan d’activité

3-Logistique et support:

• Gérer les réservations de salle d’audience, de véhicules de service
• Gérer la remise des badges et cartes d’accès
• Gérer les fournitures
• Gérer le bâtiment

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…)

Ordinateur portable, logiciels métiers, matériels de reprographie mutualisés

Conditions particulières d'exercice

Profil recherché

Connaissances:

Circuits administratifsOrganisation administrative et judiciaireOutils bureautiques et de communicationStatut de la fonction publique et statuts particuliersOrganisation et procédures judiciaires

Savoir-être:

Avoir le sens de l’organisationAvoir le sens des relations humainesFaire preuve d\'initiative et de rigueurFaire preuve de capacité d’adaptationSavoir anticiper

Savoir planifier et respecter les délaisS’adapter aux différents interlocuteurs

Savoir-faire: Appliquer les textes législatifs et réglementairesMaitriser les techniques de classement et d\'archivageRédiger des projets de décisionMaitriser les techniques d’accueil physique et téléphoniqueTravailler en équipeOrganiser sa charge de travail

Présentation de Direction des Services Judiciaires - Ca Rennes

Le tribunal judiciaire de Nantes est situé dans le département de Loire-Atlantique, et relève du ressort de la cour d’appel de Rennes.

Descriptif du service

Composition et effectifs du service Variable selon le service d’affectation, avec un chef de service, des cadres-greffiers, des greffiers, des secrétaires administratifs, des adjoints administratifs, des adjoints techniques, des agents contractuels de catégorie A, B et C.251 fonctionnaires localisés (14 directeurs, 42 cadres greffiers, 92 greffiers, 9 secrétaires administratifs, 88 adjoints administratifs, 6 agents techniques ; le tribunal judiciaire comprend une annexe située boulevard Vincent Gâche comprenant le conseil de prud’hommes et le pôle social.Votre hiérarchie Le/la directeur(trice) de greffe, le/la directeur(trice) de greffe adjoint(e ) et le/la directeur(trice) chef de service.Vos interlocuteurs métiers Les directeurs des services de greffe judiciaires, les agents de greffe, les chefs de juridiction et magistrats de la juridiction, les secrétariats des chefs de juridiction et le directeur de greffe, les collaborateurs occasionnels du service public de la justice, les partenaires institutionnels, les services de l’État et les collectivités territoriales.