SECRETAIRE ADMINISTRATIF(VE) POLE IMMOBILIER - SAR DE LA COUR D'APPEL DE MONTPELLIER (H/F)

Merci de lire l'offre intégralement ainsi que la rubrique "informations complémentaires": poste ouvert uniquement aux fonctionnaires.

Vos activités principales:

A - Gestion du secrétariat du service

• Délégation de suivi des contrôles mensuels et enregistrement des messages sur le réseau, classement
• Création de tableur divers pour suivi
• Travail de coordination des demandes entre les responsables du service

* Gestion de Ia boite structurelle suivante:

B - Gestion administrative et budgétaire

• Saisine de toutes les demandes d'achat du pôle immobilier dans CHORUS formulaires ainsi que traitement des devis en matière multi-techniques
• Après vérification des justificatifs, réalisation des services faits dans CHORUS et information de mises en paiement (ou pas) dans le tableau budgétaire du pôle (forfaitaire et hors forfaitaires)
• Enregistrement des commandes dans le tableau de bord des dépenses du pôle immobilier
• Suivi de la facturation des commandes du p6le (extraction et vérification des factures, réponses aux entreprises en matière de facturation…
• Gestion des titres de recettes des tribunaux de commerce
• Gestion des archives du service
• Participer 2 l'élaboration des demandes budgétaires en matière immobilière (création tableaux…)

C - Gestion immobilière et fluides

• Gestion interne du logiciel PATRIMMO: enregistrement des documents relatifs à la gestion immobilière des bâtiments du ressort, participation aux campagnes de collecte d’informations, etc. En collaboration avec le technicien immobilier du service pour les rapports de maintenance
• Gestion des contrôles réglementaires périodiques en lien avec le technicien de maintenance du SAR: planification des contrôles dans les sites du ressort, enregistrement des rapports, suivi des différents tableurs etc.
• Fluides: gestion interne du logiciel << OSFI», enregistrement sur le réseau des facturations et tableur de consommation pour les différents fluides
• Participation aux réunions en lien avec les outils de gestion immobilière (PATRIMMO, OSFI…)
• Gestion administrative des attestations d‘assurance des tiers occupants.
• Suivi du marché de nettoyage et des tableurs y afférents, participation aux réunions trimestrielles, contrôle de nettoyage mensuel dans les locaux du SAR

Conditions particulières d'exercice

RIFSEEP: 3

Composition et effectifs du service

Le SAR de Montpellier est composé de 91 agents, dont 23 personnels placés.

Votre hiérarchie

L’agent sera placé sous l’autorité d’un directeur des services de greffe judiciaire, cadre A, responsable de la gestion du patrimoine immobilier, chef de service et du directeur fonctionnel, responsable des opérations immobilières

Vos interlocuteurs métiers

Autres services du SAR

Tribunaux judiciaires

…

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Une précédente expérience en SAR et/ou sur la gestion de l'immobilier s serait appréciée

Offres de formation associées à votre prise de poste

Un accompagnement personnalisé sera mis en place à la prise de fonction du candidat sélectionné

Profil recherché

Connaissances

• Circuits administratifs
• Organisation administrative et judiciaire
• Outils bureautiques packs OFFICE & OPEN OFFICE – CHORUS

PATRIMMO - OSFI

• Outils de communication
• Règles générales budgétarise et comptables
• Connaissances générales immobilières & marchés publics

Savoir-faire

• Maîtriser les rédactions particulières à l'emploi
• Appliquer les textes législatifs et réglementaires
• Mise en place tableaux de suivi
• Collecter données utiles pour recensements immobiliers
• Maîtrise techniques d'archivage et classement
• Faire preuve de polyvalence et de capacité d'adaptation

Savoir-être

• Sens des relations humaines
• Sens de l'organisation
• Être à l'écoute et réactif
• Être autonome
• Travailler en équipe
• Discrétion professionnelle

Informations complémentaires

Organisation de travail: selon la charte des temps du SAR

Restauration: accès au restaurant administratif

Accessibilité en transport / Parking: gare SNCF et station de tram de proximité

Présentation de Direction des Services Judiciaires - Ca Montpellier

MINISTERE DE LA JUSTICE - COUR D'APPEL DE MONTPELLIER - SERVICE ADMINISTRATIF REGIONAL

Descriptif du service

CA MONTPELLIER - Service administratif régional

Les Echelles de la ville 2 place Paul Bec 34000 Montpellier

Le SAR est dirigé par le directeur délégué à l’administration régionale. Il est chargé de mettre en œuvre la politique de gestion régionale définie par les chefs de cour, notamment en matière budgétaire et de marchés publics, de ressources humaines et de gestion administrative de l’ensemble du personnel, de formation des fonctionnaires, d’informatique et d’immobilier.