Secrétaire administratif polyvalente H/F

Rejoignez Adef Résidences, acteur national reconnu dans l'accueil et l'accompagnement de personnes en situation de dépendance,

Adef Résidences, association à but non lucratif, oeuvre depuis 31 ans avec environ 4300 collaborateurs (filiales et associations connexes du groupe comprises) auprès des personnes âgées et handicapées pour leur offrir un cadre de vie chaleureux et adapté à leurs besoins. Adef Résidences gère 68 établissements (dont 43 maisons de retraite, 4* résidences autonomie, 15* établissements handicap, 2* établissements sanitaires, 3* centres de vacances adaptées).

Description du poste

MISSION

Sous l'autorité du directeur de l'établissement, dans le respect des procédures, en lien avec le siège social et dans le respect du secret professionnel, vos principales missions seront :

• Accueil téléphonique et physique des résidents, des visiteurs, des prestataires extérieurs.
• Traitement du courrier et des mails
• Assurer la gestion des dossiers des résidents.
• Assurer le suivi administratif des dossiers du personnel (en binôme avec l'assistante de direction)
• En collaboration avec la cadre des soins, la Responsable hôtelière et l'Assistante de direction, assurer les suivis des congés, absences, pointages…
• Organiser et planifier les remplacements des salariés absents, en l'absence des encadrants
• Saisie des factures fournisseurs en lien avec le personnel encadrant (une formation vous sera dispensée).
• Suivre les effectifs des repas des résidents et personnels (pointage et transmission en cuisine)
• Assurer le suivi RH de l'établissement (en binôme avec l'assistante de direction) : embauches, élaboration des contrats de travail, suivi des dossiers salariés, suivi des absences, lien avec la médecine du travail, suivi de la paie, etc.
• Préparation des dossiers résidents dans le cadre des visites de préadmission.
• Alerter sa Hiérarchie de toute situation anormale concernant les résidents.
• Réaliser toute tâche à la demande du Directeur.

Et bien sûr participer aux différents projets de l'établissement et vous épanouir au sein de notre équipe pluridisciplinaire tout en contribuant au bien-être et au confort des résidents.

Poste :

• Travail en binôme avec l'assistante de direction
• Horaires : 9h00-18h30 en roulement (avec deux week-end travaillés)
• Possibilité de prendre vos repas sur place
• Informatisé (PC/Logiciel NETSOINS / Logiciel DECIDIUM)

Profil recherché

Profil recherché :

• Diplôme en secrétariat ou équivalent (Bac minimum), expérience dans le secteur médico-social apprécié.
• Maitrise du pack office.
• Sens de l'organisation, rigueur et esprit d'équipe
• Écoute, Empathie
• Discrétion

Rejoindre ADEF Résidences c'est :

• Choisir une entreprise associative solide, structurée et humaine, travailler avec une équipe engagée dans l'accomplissement d'une mission commune.
• Bénéficier d'avantages sociaux : mutuelle, participation transport, CSE, d'un accompagnement à l'évolution professionnelle et à des formations internes.

A compétences et qualifications équivalentes, cette offre est ouverte aux personnes en situation de handicap.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 27 000,00€ à 29 000,00€ par an

Avantages :

• Aide au logement
• Prise en charge du transport quotidien

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 01/12/2025

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 27 000,00€ à 29 000,00€ par an

Avantages :

• Prise en charge du transport quotidien
• Restaurant d'entreprise

Lieu du poste : En présentiel