SECRETAIRE ADMINISTRATIF -GESTIONNAIRE – TJ (H/F)

1/ Missions générales

• Assurer l’accueil téléphonique et physique du service.
• Gérer la messagerie structurelle du service.
• Réceptionner et gérer les différents courriers.
• Préparer les dossiers, procéder à leur enregistrement et à leur classement.

Selon le parcours du candidat et les besoins de la juridiction, il pourra être proposé au secrétaire administratif(ive) d’exercer son activité dans l’un des domaines particuliers suivants:

2/ Missions particulières

• Secrétariat RH de la direction de greffe: gestion administrative des dossiers des personnels de greffe, contrôle des échéances des différentes positions administratives, suivi des congés et autorisations d’absence, suivi des heures supplémentaires et des comptes épargne temps, constitution des dossiers d’accident de service, transmission au service administratif régional des informations sur la situation administrative des agents, gestion et diffusion des tableaux de recensement des personnels, accueil des nouveaux arrivants et démarches préalables à leur arrivée.
• Gestion administrative du bâtiment: suivi de la maintenance et des travaux du bâtiment (gestion des rendez‑vous, transmission des devis, suivi des travaux, établissement des services faits), suivi d’exécution des activités des prestataires de marchés publics (multi-technique, gardiennage et nettoyage), gestion des autorisations d’accès au bâtiment, mise en œuvre des projets liés à la sécurité incendie (organisation des formations, préparation des exercices d’évacuation incendie, suivi des travaux pour la commission de sécurité), suivi du budget immobilier de la juridiction.
• Gestion budgétaire: gestion des commandes, création des demandes d’achat, suivi de la consommation budgétaire, création et contrôle des services faits, suivi du paiement des factures dans le logiciel CHORUS, participation à la préparation des demandes budgétaires, répartition de la dotation allouée, gestion de l’économat et suivi des stocks de fournitures, gestion du parc automobile du site, préparation des opérations évènementielles.

Profil recherché

Connaissances

• Statut de la fonction publique
• Organisation judiciaire et administrative
• Circuits administratifs
• Outils bureautiques

Savoir-être

• Rigueur / anticipation
• Sens de l’organisation / initiative
• Discrétion professionnelle
• Sens des relations humaines

Savoir-faire

• Maîtriser les techniques d’accueil
• Maîtriser les rédactions particulières à l’emploi
• Maîtriser les techniques de communication
• Organiser sa charge de travail
• Maîtriser les techniques de classement et d’archivage

Présentation de Direction des Services Judiciaires - Ca Paris

2, avenue du général Leclerc - 77000 Melun

Le tribunal judiciaire de Melun est une juridiction de droit commun de première instance en matière civile, pénale et commerciale compétente pour les litiges n’ayant pas été attribués à une autre juridiction.

Les effectifs localisés du tribunal judiciaire comprennent 36 magistrats du siège, 13 magistrats du parquet, 146 fonctionnaires et contractuels, 14 assistants de justice, 4 juristes assistants.

Descriptif du service

Le secrétaire administratif assiste les responsables de services et participe à la bonne gestion des services. Il assure des tâches administratives d’application, de rédaction, de comptabilité et de contrôle d’analyse.