Secrétaire administratif (gestionnaire) au tribunal judiciaire de Pontoise

Le secrétaire administratif assiste le directeur / responsable de service et participe à la bonne gestion du service ou du secrétariat. Il assure des tâches administratives d’application, de rédaction, de comptabilité, de contrôle d’analyse et peut se voir confier des attributions relatives à la gestion administrative, financière et des ressources humaines. Il peut être affecté au sein d’un/des service(s) support(s) présenté(s) ci-dessous (services financiers, immobilier, archives, cellule de gestion…).

1-1 Gestion et suivi budgétaire et comptable

• Préparer les engagements comptables
• Saisir les commandes et suivre leur exécution
• Réceptionner et saisir les factures, vérifier le service fait
• Traiter les mandats et les titres de perception, assurer leur suivi auprès du comptable
• Renseigner les services gestionnaires et les fournisseurs
• Mettre à jour des documents de suivi périodique et des bilans d’activité

1-2 Gestion du service centralisateur des frais de justice

• Réceptionner les mémoires de frais dans Chorus formulaire, les contrôler au vu des pièces justificatives numérisées via le portail Chorus
• Certifier les mémoires ou les transmettre aux magistrats pour taxation
• Gérer les engagements juridiques hors marché
• Créer et modifier les tiers dans Chorus
• Gérer le suivi du stock et créer des tableaux
• Gérer les recours

1-3 Gestion de la cellule budgétaire

• Préparer les demandes d’achat et les enregistrer dans Chorus formulaire
• Gérer les constatations de service fait
• Suivre la consommation et l’exécution de la dépense
• Participer à l’élaboration des demandes budgétaires

1-4 Gestion immobilière

• Effectuer un contrôle visuel régulier du bâtiment
• Programmer et suivre les interventions
• Assister aux réunions de suivi et élaborer les comptes rendus
• Participer aux visites contradictoires et renseigner les fiches de contrôle qualité
• Saisir et suivre les demandes d'intervention sur l'applicatif AMBAZ
• Participer à l’analyse des offres dans le cadre de MAPA locaux

1-5 Gestion des archives

• Enregistrer le courrier, en assurer le suivi
• Gestion du planning de service
• Préparation du budget en relation avec la cellule de gestion
• Préparer les bordereaux de versements et/ou de destruction des archives à la demande du chef de service
• Assurer la préparation des transferts des archives aux Archives Départementales
• Gestion du planning d’accueil des mairies et généalogistes
• Collecter des éléments statistiques et renseigner des tableaux de bord
• Assurer un suivi des marchés tri des archives (ARCHIVECO) et d’externalisation des archives (SGA)

1-6 Secrétariat de direction

• Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs
• Gérer les agendas
• Préparer et participer à des réunions
• Élaborer des documents administratifs, rédiger de notes, courriers et courriels
• Procéder au classement et à l’archivage des documents et des dossiers