SECRETAIRE

Vos missions en quelques mots

• Assurer l’accueil téléphonique, renseigner les interlocuteurs, Groupement de Soutien (GS), Ressources Humaines (RH), administrés. Filtrer et transférer les communications extérieures vers les bureaux concernés.
• Réceptionner les demandes de billetterie adressées au Bureau Transit (messagerie) et vérifier la complétude des éléments nécessaires à la prise de billetterie.
• Contacter les demandeurs en cas de pièce justificative manquante ou non conforme.
• Constituer les dossiers voyages dans le SI_AEROPAX afin de préparer la prise de billetterie en y regroupant l’ensemble des informations requises.
• En l’absence du chef de cellule, réceptionner, enregistrer, ventiler (vers la coordination) puis archiver toutes les demandes d’achat de Voie Aérienne Civile (VAC) pour les OPérations EXtérieures (OPEX), les Missions de Courtes Durées (MCD) et les exercices à l’étranger.
• En l’absence du chef de cellule, réceptionner, enregistrer et ventiler les messages NEMO à remettre ensuite à la cellule coordination.
• Etablir des documents à publiposter (dans le cadre du suivi Service Hors Métropole (SHM), ex. Marine).

Profil recherché

• Vous avez une expérience dans l’utilisation des outils informatiques.
• Formation interne à la réglementation des frais de déplacements et l’utilisation des systèmes d’informations spécifiques.