Secrétaire

Accueil physique des clients

Environ 10/jour : réception de documents, fixation de RDV, gestion des pièces pour l’aide juridictionnelle ou d’état civil, signature de documents d’usage.

Gestion des appels téléphoniques

Environ 10/jour. S’assurer de la bonne réception des appels selon plages horaires via le site OVH selon process OVH. Réceptionner les appels, fixer les RDV téléphoniques ou physiques, les enregistrer sur le logiciel ADAPPS selon process ADAPPS, transférer à l’avocat selon process.

Tenue d’un tableau de bord excel

Suivi statistiques clients/prospects. Vérifier et/ou enregistrer toute date indiquée par mail, téléphone ou courrier. Gérer les plannings de RDV des avocats. Fixer les RDV et anticiper toute difficulté future d’agenda en cas de doublon ou d’urgence.

Gestion des courriers entrant et sortant

Environ 10 par jour. Scan de chaque courrier reçu (ou doc déposé), avec enregistrement au dossier sur le logiciel ADAPPS et indication de tâches à l’avocat. Rédaction de courriers sur WORD via Logiciel ADAPPS. Gestion des envois recommandés.

Gestion des mails

Environ 50/jour. Rattacher les mails au dossier et à l’avocat concernés selon process ADAPPS. Vérifier s’il y a une urgence à la lecture des mails. Enregistrer les pièces sous un format PDF lisible : transférer JPEG en PDF. Contacter les clients si difficultés dans la lisibilité des pièces. Ouverture de dossier sur logiciel ADAPPS et gestion papier et informatique des pièces selon process ADAPPS, ainsi que rangement/classement sur site EPINAL. Gestion des bordereaux de pièces avec mise en place du tampon par PDF sur logiciel FOXIT. Réalisation des dossiers de plaidoirie papier. Procédure SARVI. Établissement des factures selon process FACTURE. Remplissage des trames d’acte de procédure. Tenir informé l’avocat des tâches en attente de traitement (ou si à jour).

Gestion du bureau de travail et de l’espace d’accueil

Informer l’avocat de tout incident technique ou de tout manque de matériel. Autonomie de moyen de paiement pour achat de fourniture. Assurer un entretien général si problème particulier imprévu.