SecrÃtaire de direction - 1914 H/F

L?ARSEA (60 structures, 1 600 salariés répartis sur 4 départements 67, 68, 57 et 88) est une association ?uvrant dans les trois champs de la protection de l?enfance, du handicap et de l?insertion et du développement social. Les valeurs de responsabilité, de bienveillance et de compétences sont intrinsèques à notre organisation, notre management, notre recrutement, notre politique de parcours salarié, l?animation de nos équipes et l?accompagnement de nos bénéficiaires.

Le poste

L'établissement SESAME a pour ambition d'accueillir et d'accompagner dans leurs démarches d'insertion et de santé des personnes en grande fragilité sociale.

L'équipe est pluridisciplinaire.

Nous sommes à la recherche d'une nouvelle secrétaire de direction, dans le cadre d'un CDI 33h/ semaine.

Activités au cœur de métier

1/ Organiser et gérer les activités administratives :

• prioriser et planifier les activités du secrétariat,
• rédiger, mettre en forme des documents,
• guaranteer the mise à jour et le suivi des dossiers,
• produire, organiser et diffuser l'information de documents en garantissant leur fiabilité,
• travailler en lien avec les services de la Direction Générale,
• renseigner et transmettre la facturation aux financeurs,
• initier les améliorations de l'organisation du service,
• faire évoluer et/ou élaborer des procédures et les mettre en oeuvre.

2/ Faciliter la communication interne et externe :

• veiller au suivi des informations stratégiques,
• accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur,
• communiquer et rechercher les informations liées à l'activité auprès des services de la Direction Générale,
• garantir la réception et la transmission des informations aux différents interlocuteurs concernés,
• assurer le traitement du courrier.

3/ Assister la Directrice afin d'optimiser la gestion de son activité et faciliter sa prise de décision :

• rechercher et communiquer les informations en lien avec l'activité,
• préparer et constituer les dossiers en structurant leur réalisation selon les contraintes et les priorités de sa hiérarchie,
• être force de proposition dans le traitement des dossiers et assurer le suivi de la décision,
• veiller au respect des échéances,
• assister la directrice en coordonnant et préparant ses activités quotidiennes,
• organiser la logistique d'un événement, sa communication dans le cadre du budget alloué.

Principales activités relevées, mais cette liste est non exhaustive.

Le profil

Niveau III assistant de gestion PME/PMI ou assistant de direction, assistant de manager