Responsable Pôle Scolarité (F/H)

Responsable Pôle Scolarité (F/H)

Location: Paris-Cachan

Company : Excelia – one of France's leading higher‑education groups.

Rejoignez Excelia et façonnez l'avenir de l'éducation ! Participez à des projets innovants, collaborez avec des experts passionnés et faites évoluer votre carrière dans un environnement dynamique.

Excelia is composed of a business school, a hospitality and tourism school, and a communication school, welcoming 6,800 students across four campuses (La Rochelle, Tours, Orléans, Paris). The group benefits from a strong alumni network of 47,000 graduates and is accredited by EESPIG, AACSB, EQUIS, AMBA and TedQual for tourism.

Missions

Vous contribuez à la structuration de la Direction des Opérations & Campus en garantissant la qualité, la conformité et l’harmonisation des processus de scolarité sur l’ensemble des écoles et campus du Groupe. Votre action améliore l’expérience étudiante grâce à des processus clairs, des interlocuteurs identifiés et des délais maîtrisés.

Vous pilotez la transformation des opérations de scolarité dans une logique de service étudiant, fiabilité académique, mutualisation des ressources et amélioration continue, en étroite collaboration avec les écoles, les programmes, les campus et les fonctions Groupe.

Pilotage des opérations de scolarité multicampus

• Piloter les activités de scolarité sur l’ensemble des écoles et campus
• Garantir la bonne exécution des opérations liées à la vie scolaire, au suivi administratif et au parcours académique
• Organiser un service lisible pour les étudiants, équipes pédagogiques, programmes et directions d’écoles
• Définir les rôles entre front office étudiant, back office scolarité, programmes et campus
• Mettre en place des circuits de traitement clairs (demandes courantes, cas complexes, escalades)
• Assurer la continuité de service pendant les périodes critiques (rentrée, examens, jurys, réinscriptions, diplomation, etc.)

Sécurisation des homologations et conformité académique

• Garantir l’application des règlements pédagogiques (écoles et programmes)
• Sécuriser les processus d’homologation, validation des notes, jurys et diplomation
• Fiabiliser les bulletins, relevés de notes, décisions de jury et données académiques
• Mettre en place des contrôles pour limiter les erreurs et reprises de traitement
• Contribuer à la conformité des données (étudiants, écoles, tutelles, instances internes)
• Clarifier les responsabilités entre règles pédagogiques et exécution opérationnelle

Transformation et harmonisation des processus

• Auditer les processus existants (scolarité, vie scolaire, homologations, planification, examens)
• Identifier les écarts de pratiques entre écoles, programmes et campus
• Proposer un socle commun de processus, modes opératoires et règles de gestion
• Harmoniser les pratiques pour améliorer qualité, lisibilité et efficience
• Préserver les spécificités nécessaires aux écoles
• Conduire les chantiers de mutualisation de manière progressive et accompagnée
• Anticiper les impacts de la croissance externe et l’intégration de nouveaux périmètres

Management et animation des équipes scolarité

• Manager les équipes scolarité en multicampus
• Organiser les périmètres de gestion (volumes étudiants, campus, écoles, saisonnalité)
• Développer la polyvalence des collaborateurs pour renforcer la continuité de service
• Fédérer autour d’un socle commun de pratiques, indicateurs et objectifs
• Accompagner les montées en compétences et instaurer une culture du service et de l’amélioration continue

Pilotage des outils, ERP et base de connaissance

• Contribuer à l’alignement de l’ERP Aurion et des outils métiers avec les processus de scolarité révisés
• Collaborer avec la Direction Technique des Opérations et les équipes SI pour prioriser les besoins métiers
• Piloter la structuration et mise à jour de la base de connaissance métier
• Formaliser les modes opératoires clés pour faciliter l’onboarding des équipes
• Exploiter les données pour objectiver les volumes, délais, anomalies et besoins

Coordination avec les écoles, programmes et campus

• Travailler en proximité avec les directions d’écoles pour un service adapté à leurs enjeux
• Articuler les processus de scolarité avec les directions de programmes et équipes campus
• Clarifier les responsabilités entre programmes (logique académique) et scolarité (exécution opérationnelle)
• Coordonner les interfaces avec la planification, les examens, la Direction académique et les fonctions support
• Préparer les arbitrages en cas de divergences (contraintes opérationnelles, pédagogiques ou calendaires)
• Contribuer à une expérience étudiante plus fluide (lisibilité des interlocuteurs et circuits de réponse)

Pilotage de la performance et amélioration continue

• Définir les indicateurs de suivi (qualité de service, délais, conformité, satisfaction)
• Produire un reporting régulier sur l’activité scolarité, points de tension, risques et plans d’action
• Identifier les irritants récurrents pour les étudiants, écoles et équipes internes
• Mettre en œuvre des actions correctives ou préventives pour fiabiliser les processus
• Suivre l’avancement des chantiers de transformation et de mutualisation
• Installer une dynamique d’amélioration continue sur les processus, outils, pratiques et qualité de service

Profil – Compétences clés

• Expertise en pilotage de processus transverses dans un environnement multisites
• Maîtrise des processus clés de scolarité et de gestion académique
• Capacité à structurer, harmoniser et documenter des processus
• Pilotage d’équipe multisites en transformation
• Maîtrise des enjeux liés aux outils métiers, ERP de scolarité et solutions digitales
• Production et exploitation d’indicateurs de pilotage
• Sens du service à l’étudiant et de la qualité/performance opérationnelle
• Gestion de projets transverses avec multiples interlocuteurs
• Rigueur, méthode et priorisation

Avantages

• Forfait annuel de 212 jours
• 30 jours ouvrés de congés payés par an
• Titres restaurant de 7,00 € par jour, pris en charge à 50%
• Forfait de mobilité durable (jusqu'à 250,00 € par an)
• Mutuelle famille et Prévoyance
• Télétravail possible (jusqu'à 2 jours par semaine)

Type de contrat: CDI – Temps plein – Statut Cadre – Date de prise de poste: 1 septembre 2026 – Lieu de travail: Hybride (Paris‑Cachan).