Responsable Organisation du Parcours Médico-Administratif du Patient

Responsable Organisation du Parcours Médico-Administratif du Patient

Responsable Organisation du Parcours Médico-Administratif du Patient

• Management et organisation
• Encadrement des équipes Admissions et AMA: plannings, évaluations, objectifs, gestion des conflits
• Définition/mise à jour des fiches de poste, participation aux recrutements avec la coordinatrice
• Accueil, formation et accompagnement des nouveaux arrivants; plan de formations; animation de réunions
• Appui supplétif sur la gestion des plannings (accueil général, hospitalisations sous contrainte) en l’absence des responsables
• Réorganisation des secrétariats avec la coordinatrice
• Gestion médico-administrative et réglementation
• Contrôle et suivi des dossiers d’hospitalisations sous contrainte, isolement et contention
• Contrôle et suivi des décès et de l’état civil; gestion des archives (destruction réglementaire)
• Veille réglementaire et garantie du respect des procédures
• Parcours patient et projets
• Étude et réorganisation des secrétariats médicaux; analyse des besoins en AMA (avec contrôle de gestion, DAFC, DRH)
• Suivi mensuel des effectifs avec la DRH; participation CELLULE AIME (CLM, CLD, reconversion)
• Refonte du circuit administratif: pré-consultations, pré-admissions (bornes d’accueil), développement des pré-admissions en ligne avec l’AAH facturation
• Gestion des chambres particulières (circuit, consentements, procédures, liens avec les soins)
• Suivi du parcours de soins avec les cadres supérieurs; cotation NGAP/CCAM avec l’AAH facturation
• Suivi des dossiers spécifiques: ALD, AT/MP, IVG…
• Pilotage des services déconcentrés faisant la prise en charge administrative
• Suivi/déploiement des évolutions logicielles: Doctolib, télésurveillance, reconnaissance vocale; rédaction de SMS avec référents DPI; formation et accompagnement des médecins à la reconnaissance vocale
• Déploiement de la téléexpertise (Omnidoc) avec l’AAH facturation et la CPTS; suivi des statistiques métiers
• Rédaction, mise à jour et diffusion des procédures et modes opératoires
• Contribution au déploiement de l’INSi
• Gestion des problèmes d’identité, suivi des doublons/erreurs
• Travail en lien avec la responsable identito-vigilance (qualification)
• Facturation et recouvrement (en lien avec le service facturation)
• Élaboration de procédures pour dossiers sensibles: E11, AME, AMU, patients étrangers, payants (acomptes, engagements de paiement)
• Suivi des dossiers sensibles avec l’AAH facturation
• Suivi des débiteurs via 4Axes, conventions mutuelles
• Suivi Happytal (consentements chambres particulières)

Profil recherché

• Savoir-faire et savoir-être: animation d’équipe, excellent relationnel, discrétion, maîtrise de soi, communication, initiative et sens des responsabilités, capacités d’analyse/synthèse/optimisation, priorisation et gestion de l’urgence, gestion de l’accueil difficile (empathie, diplomatie, tolérance), gestion des conflits, disponibilité, mobilité, polyvalence, forte capacité d’adaptation
• Compétences: très bonne maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers; connaissance des circuits de facturation et des référentiels NGAP/CCAM appréciée; appétence pour la conduite de projets et la transformation digitale
• Expérience: encadrement d’équipes administratives hospitalières souhaité; expérience en psychiatrie et/ou identito-vigilance est un plus

Contrat et temps de travail

• Forfait jour, amplitude 8h-18h
• Congés en roulement avec la coordinatrice des secrétariats et la responsable de l’accueil général
• Poste susceptible d’évoluer selon les besoins du service