Responsable Finance, Administration et Logistique TEI OP-VET (H/F) (Nouvelle fenêtre)

Expertise France recrute un(e) Responsable Finance, Administration et Logistique pour le projet TEI OP-VET. Ce poste est essentiel à la réussite du projet, car il consiste à mettre en œuvre et à piloter les activités financières, administratives et logistiques du projet à plusieurs niveaux, de la gestion opérationnelle quotidienne à la planification financière stratégique. Il/Elle sera responsable de la bonne gestion administrative, financière et logistique des activités EF au sein du projet, conformément aux procédures externes et internes. Il/Elle sera rattaché(e) à la cheffe de projet et travaillera en étroite collaboration avec l'équipe projet à Paris et à Bruxelles, avec la chargée de projet et avec les autres parties prenantes au siège d'EF.

Il/Elle sera principalement en charge des missions ci-dessous. Ces missions peuvent évoluer au cours de la mise en œuvre du projet :

Gestion financière

• Assure le pilotage financier stratégique des activités EF dans le cadre du projet TEI OP-VET
• Fournit des recommandations et contribue aux discussions stratégiques du projet en apportant la perspective financière (allocation des ressources, planification financière, etc.)
• Assure une coordination efficace des aspects financiers, administratifs et logistiques entre le siège d'EF, l'équipe projet d'EF, les collègues du Hub, etc.
• Est garant d’une gestion financière saine du projet, conformément aux exigences bailleur et aux réglementations financières internes d'EF.
• Assure un suivi financier rigoureux, planifie et élabore les principaux rapports financiers, les prévisions et le suivi budgétaire avant leur soumission au siège, aux partenaires et au bailleur.
• Met en place la gestion des risques financiers et des systèmes de contrôle interne efficaces.
• Prépare et coordonne les audits financiers et veille à la bonne mise en œuvre des recommandations d'audit.
• Réalise et coordonne les opérations comptables et financières quotidiennes : paiements, factures, opérations de clôture financière régulières, mise à jour du journal des dépenses, etc.

Gestion administrative et logistique

• Avec l'appui de l'assistant.e de projet, supervise les activités logistiques, notamment l'achat de services, la logistique liée aux voyages, l'organisation d'événements, la gestion du bureau, etc.
• Supervise la conformité des achats aux politiques et procédures internes et des bailleurs.
• Organise les processus de passation de marchés et de paiement
• Met en œuvre et assure documentation et un archivage rigoureux (documents justificatifs, documents RH et experts, etc.)
• Coordonne les processus administratifs RH pour une partie de l'équipe, conformément aux procédures internes.

Management et coordination

• Assure le management d'un.e assistante projet dont les principales missions comprennent la gestion logistique et administrative, ainsi que d'autres activités projet.
• Assure le lien avec les parties prenantes internes et externes sur les questions financières et administratives.
• Apporte son appui et forme ses collègues aux procédures financières et administratives.

Cette description de poste n'est pas exhaustive et peut évoluer.