Responsable Evénementiel/Wedding planner (h/f) H/F

Nous recherchons pour un de nos clients sur le secteur de Cubry, un responsable évènementiel/Wedding planner (h/f).

Vous avez sous votre responsabilité, lors des évènements planifiés, les équipes de la salle de restaurant, les équipes de cuisine et de l'accueil.

Responsabilités

• Définition des caractéristiques de l'évènement:
  • Participer aux réunions pour comprendre les objectifs de l'évènement en interne et prévoir la bonne organisation opérationnelle
  • Effectuer les visites des lieux, en français ou en anglais, pour montrer les espaces et valider le format de l'évènement avec le client
  • Transcrire les besoins du client sur une fiche de fonction, pour donner les missions et le timing à toutes les équipes
• Gestion commerciale et administrative de l'évènement:
  • Sélectionner et superviser les prestataires qui interviendront sur l'évènement (location meubles, décorations, fleuriste, animations, musique, etc.)
  • Organiser et superviser l'approvisionnement et la logistique associés à l'évènement (boissons, vins, matériel de service, personnel, nettoyage avant après, coordination avec le chef et la cuisine)
  • Etre présent le jour J de l'évènement afin de s'assurer du bon déroulement du planning, de réagir et être force de proposition en cas de dysfonctionnement
• Flexibilité sur les horaires de travail peut être demandée car, en fonction des évènements, le/la chef/cheffe de projet évènementiel peut être amené à travailler le soir et/ou les week-ends
• Retours clients et mesure de l'impact de l'évènement
• Réaliser les actions nécessaires à la clôture de l'évènement et du dossier, comme la facturation par exemple, en collaboration avec la responsable administration (transmettre le réel consommé, signaler éventuel dégâts)
• Dresser le bilan financier de l'évènement (gestion des achats, des dépenses)
• Communiquer avec le client sur les retombées et le succès de l'évènement, le remercier formellement pour sa venue et identifier les axes d'amélioration dans l'optique d'anticiper de futures demandes et de fidéliser la clientèle
• Faire un report synthétique après chaque évènement avec points forts, point faible, solutions et améliorations nécessaires