Responsable du traitement des archives H/F

Activités principales

• 1. Assurance de la conformité juridique et réglementaire
  • Veille législative et réglementaire
  • Respect des normes archivistiques
• 2. Analyse et évaluation des besoins documentaires
  • Analyse des flux documentaires : Étudier les types de documents, leur cycle de vie et leur volume pour adapter la gestion électronique.
  • Identification des documents à archiver : Sélectionner les documents pertinents pour l'archivage en fonction des exigences légales, organisationnelles et stratégiques.
• 3. Organisation et classification des documents
  • Définition d’une structure de classement : Concevoir des classifications et des taxonomies pour organiser les documents de manière logique et efficace dans le système GED/BPM.
  • Indexation des documents : Veiller à ce que les documents soient correctement indexés avec des métadonnées (date, auteur, type, etc.) pour en faciliter la recherche et l’accès.
• 4. Mise en œuvre de la gestion documentaire électronique
  • Conception et paramétrage du système GED/BPM : Participer au choix et à la configuration de la solution GED/BPM en s’assurant qu’elle répond aux besoins d’archivage.
  • Migration des documents physiques et numériques : Assurer la numérisation et l’intégration des documents dans le système électronique tout en garantissant leur authenticité et intégrité.
• 5. Sécurité et gestion des accès
  • Contrôle des accès et des droits d'utilisation : Mettre en place des politiques de sécurité pour garantir que seules les personnes autorisées peuvent accéder ou modifier les documents sensibles.
  • Gestion des copies de sauvegarde
• 6. Préservation et gestion des archives à long terme
  • Conservation des archives
  • Gestion de l'obsolescence des supports
• 7. Formation et sensibilisation des utilisateurs
  • Formation des utilisateurs
  • Sensibilisation à la gestion documentaire
• 8. Audit et amélioration continue
  • Contrôles de qualité
  • Amélioration des processus
• 9. Gestion des processus métier (BPM)
  • Optimisation des processus métier : Dans un projet BPM, l'archiviste peut intervenir pour optimiser les processus liés à la gestion des documents et s'assurer que les flux de documents sont intégrés efficacement dans les processus automatisés.
  • Analyse des processus documentaires : Participer à l'analyse et à la modélisation des processus documentaires dans le cadre de la gestion des processus métier.
• 10. Suivi et reporting
  • Suivi des performances : Mettre en place des indicateurs de performance pour mesurer l'efficacité du système GED/BPM.

Savoirs

• Définir et appliquer les règles d’archivage
• Règles et principes du classement et de l’analyse archivistique
• Outils informatiques
• Connaissance appréciée de l’environnement de la recherche de l’enseignement supérieur et des enjeux
• Organisation et fonctionnement des universités
• Culture administrative

Savoir-faire

• Structurer et retrouver l’information
• Utiliser les techniques de communication et les méthodes pédagogiques
• Évaluation et priorisation des besoins
• Structuration de tableaux de bord pour le suivi de l’activité
• Travail en équipe
• Définition et mise en œuvre de procédures et de règles

Qualités

• Capacité forte d’adaptation
• Sens de l’observation, de l’organisation et d’autonomie
• Rigueur / fiabilité
• Discrétion, capacité à respecter la confidentialité
• Sens relationnel et esprit de collaboration
• Sens du service public

Conditions de travail

• Poste à pourvoir dès que possible, ouvert aux agents titulaires et contractuels (détachement ou CDD de 12 mois)
• 38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an
• Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail
• Mutuelle MGEN avec la participation employeur à hauteur de 50%
• Politique de formation interne développée
• Poste basé à Cergy (95)
• Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel

Rémunération

Selon expérience | Grille de la fonction publique d'état (Catégorie A/IGE) : entre 2100€ et 2500€ net par mois.