Responsable du Service Assemblées et Vie des Institutions (F/H)

Responsable du Service Assemblées et Vie des Institutions (F/H)

• Catégorie A - Attaché - Filière administrative
• Employeur : Métropole de Montpellier

Responsable du service mutualisé en charge de l’organisation et du pilotage des assemblées délibérantes de la Ville de Montpellier et de Montpellier Méditerranée Métropole, du suivi, de la sécurisation et du caractère exécutoire des délibérations, décisions et arrêtés ainsi que des ressources et moyens alloués aux élus.

Encadrement et pilotage du service :

• Manager les responsables de l’unité Assemblées et de l’unité Ressources et Moyens alloués aux élus et être en support sur le management de l’ensemble des agents du service ;
• Informer l’équipe au moyen de réunions hebdomadaires et participer aux réunions du Pôle ;
• Définir les axes stratégiques, la hiérarchisation et la priorisation des objectifs du service avec la Direction du Pôle et les moyens pour les atteindre
• Mettre à jour les modalités d’organisation du service en fonction des évolutions législatives et des orientations de la Direction Générale des Services
• Préparer et suivre l’exécution du budget du service.

Organisation des séances des assemblées délibérantes et des réunions préparatoires :

• Coordonner et valider l’élaboration des différents documents nécessaires aux réunions de l’exécutif
• Assurer la bonne information des élus (convocations, dossiers…)
• Organiser, préparer et participer aux réunions de l’exécutif
• Superviser la procédure d’organisation des Conseils
• Préparer et organiser les scrutins en séance ;
• Contrôler et valider l’ensemble des documents rendant compte des séances des assemblées délibérantes
• Organiser, en lien avec les chargés de mission, le suivi des représentations extérieures et les obligations relatives à la transparence de la vie publique.

Gestion et sécurisation des actes de l’administration rassemblée:

• Coordonner la validation juridique des projets de délibérations, décisions, arrêtés et pièces annexes
• Superviser la mise en œuvre du caractère exécutoire des actes
• Superviser le suivi et l’archivage des pièces annexes des délibérations, des décisions et des arrêtés
• Superviser l’administration fonctionnelle du logiciel AIRS DELIB.

Supervision des ressources et moyens alloués aux élus:

• Accompagner l’évolution des process et coordonner les déplacements et formations des élus
• Superviser la gestion des moyens alloués aux groupes d’élus ; Superviser l’encadrement des assistants d’élus ;
• Superviser le bon fonctionnement du Collège de déontologie des élus.

Pilotage de la fonction Assemblée au sein des entités Ville et Métropole :

• Piloter la fonction assemblée au sein des deux collectivités (projets d’évolution des procédures et des outils du service, notamment dans le domaine de la dématérialisation)
• Suivre l’ensemble de la règlementation relative à l’organisation et à la composition des assemblées délibérantes et des différents organes de l’exécutif
• Etre force de proposition sur l’évolution de la gouvernance notamment dans les périodes de renouvellement de mandature

Activité qui évolue en fonction de la planification des conseilsPrésence aux conseils Municipaux et de Métropole

Savoir :

• Droit public administratif général et particulièrement du CGCT
• Bonne connaissance des services et activités de la Ville et de la Métropole de Montpellier
• Règles orthographiques et grammaticales

Savoir faire :

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et des logiciels métier : FAST DOCAPOST ELUS, GED. Expertise du logiciel AIRS DELIB en tant qu’administrateur et valideur
• Assurer une lecture rapide et rigoureuse de documents
• Rédiger du contenu (notes, échanges institutionnels, actes administratifs) et procéder aux corrections de formes et de fond nécessaires à la sécurisation des actes
• Mettre en œuvre et améliorer les procédures de visa et de mise en forme des procédures
• Planifier et sécuriser l’organisation des conseils et des instances
• Assurer une charge de travail concentrée sur une courte période
• Administrer et participer à l’évolution du logiciel métier

Savoir être : rigueur, anticipation, diplomatie, disponibilité, esprit d’équipe, discrétion

Contact Métier : Directeur du Pole Juridique Achats et Assemblées

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