Responsable du secrétariat DIRECTION/Communication/DAEF/DSI F/H
Identifiant (email, de type )
Mots clés (ex : infirmier en soins généraux)
Responsable du secrétariat DIRECTION/Communication/DAEF/DSI F/H
Description du poste
Métier
Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat
Intitulé du poste
Responsable du secrétariat DIRECTION/Communication/DAEF/DSI F/H
Type de contrat
Titulaire ou CDI
Télétravail
Présentation du service
L'AGEPS (Agence Générale des Equipements et des Produits de Santé) est un pôle d'intérêt commun de l'Assistance Publique des Hôpitaux de Paris (AP-HP).
Elle assure pour l'AP-HP les missions suivantes :
Evaluation et achats des produits de santé (médicaments et dispositifs médicaux)
Evaluation et achats des équipements biomédicaux, des équipements et consommables de laboratoires et des technologies de l'information
Approvisionnement en médicaments des sites hospitaliers
Volet pharmaceutique de la recherche à promotion AP HP
Recherche et innovation pharmaceutique
production de médicaments et préparations non disponibles dans l'industrie pour les établissements de santé du territoire national
Coordination du réseau des producteurs souverains
Gestion de l'école de chirurgie et du centre de don des corps
Elle est située sur deux sites à Paris Ve et Nanterre et compte environ 450 salariés.
Les structures médicales sont organisées comme suit :
Le Département Medico-Universitaire (DMU) « Etablissement Pharmaceutique » de l’AP-HP (EP-HP), organisé en 6 départements ;
Le Service Evaluations Pharmaceutiques et Bon Usage (SEPBU)
Le Service Approvisionnement et Distribution (SAD)
Cette structuration est complétée par la Direction des achats, et des directions fonctionnelles, supports à l’activité de l’établissement.
Le(la) responsable du secrétariat encadre l’assistante de direction et est garant(e) de la continuité de service du secrétariat de Direction/Communication/Direction des Affaires Economiques et Financières (DAEF)/Direction des Systèmes d’Information (DSI) :
accueil physique et téléphonique
assistant(e) de la Directrice, de la Directrice Adjointe, du Directeur des Affaires Economiques et Financière, de la Directrice des Systèmes d’Informations et de la Responsable de la Communication : gestion des agendas, réservation et installation des salles de réunion, gestion du courrier, gestion des archives, mise en forme de documents et toute autre tâche relevant de son domaine de compétence
gestion des remboursements de frais de mission
gestion des abonnements
commandes et demande d’achats
rédaction, mise en forme de documents de communication
diffusion du bulletin de la COMEDIMS
gestion des pages intranet et internet
diffusion de mails de communication
mise à jour de l’annuaire interne et suivi du dossier cartes de visites
orgnisation d’évènements de communication : édition de documents et outils, installation, accueil, rangement.
Le (la) responsable du secrétariat peut être amené(e) à assurer la permanence des activités du secrétariat.
Il (elle) assure également les missions suivantes :
gestion des gardes administratives des membres de l’équipe de direction (équilibre des présences à tout moment de l’année) et mise à jour de la valise de garde ;
gestion du dossier « Arrêtés de nomination » et actualisation des arrêtés en fonction des modifications d’organigramme local et AP ;
gestion du dossier logement pour les personnes logées par nécessité ou utilité de service ;
gestion et suivi des autorisations d’activité SAD et SEPBU en lien avec l’ARS ;
assistance à la Direction de l’AGEPS dans la gestion de sujets ponctuels nécessitant la constitution d’un dossier et/ou un suivi dans la durée.
Profil recherché
Compétences rédactionnelles : maîtrise du style administratif, correction grammaticale et orthographiqueMaitrise des outils bureautiques : Word, Excel, Power Point, Outlook, Teams ou autre outil de visioconférenceSens relationnel et de communicationRigueur, sens de l'organisation et des responsabilitésIdentifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activitéCapacité à gérer les urgences, le stress et les exigences liées au posteDynamisme, capacité d'adaptationCapacités d'initiative, autonomie, capacité à alerter et rendre compteRespect de la confidentialité et sens de la discrétion professionnelle
Les avantages de l'AP-HP
Schéma Horaire
Temps de travail
Vos avantages à l'AP-HP
Remboursement partiel des transports/HOPTISOINS/AGOSPAP
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Paris (75)
Ville
Agence générale des équipements et produits de santé (AGEPS)