Responsable du back office
Rattaché(e) à la Direction Commerciale du Groupe Alpine Collection, le/la Responsable
Back Office / Administration des Ventes assure le bon déroulement administratif, juridique et
contractuel des ventes immobilières du groupe, depuis la conclusion de l’accord commercial
jusqu’à la signature définitive de l’acte notarié.
Véritable interface entre les équipes internes (commercial, service client, direction financière,
responsables programmes, communication, etc.) et les partenaires externes (clients,
notaires, agences, établissements bancaires), il/elle garantit la conformité, la fluidité et la
rigueur du processus de vente.
Ce poste clé contribue directement à la satisfaction client, à la sécurisation juridique des
opérations et à la performance commerciale du groupe.
Missions principales
1. Gestion et suivi des ventes
• Rédiger les contrats de réservation conformément aux accords conclus par les
commerciaux.
• Assurer le suivi complet des acquisitions clients : financement, échanges avec
notaires, relances et respect des échéances contractuelles.
• Garantir la signature des actes notariés dans les délais impartis.
• Faire le lien permanent entre le notaire d’Alpine Collection et les notaires des
acquéreurs.
• Veiller à la bonne conformité juridique et financière de chaque dossier client (prix,
conditions, clauses particulières…).
• Répondre aux demandes et interrogations des clients durant la phase d’acquisition,
en coordination avec le service client.
2. Coordination interservices
• Assurer la circulation fluide de l’information entre les services internes : commercial,
programmes, direction financière, service client, communication, etc.
• Participer à la préparation et à l’organisation des réunions de coordination (reporting,
comités de direction, réunions projets, etc.).
• Mettre à jour et diffuser les tableaux de suivi et rapports de commercialisation.
• Superviser la gestion des signatures électroniques (DocuSign) et la bonne tenue des
dossiers partagés.
3. Suivi juridique et administratif des programmes
• Participer à la mise en place et au suivi des dépôts de pièces nécessaires à la
constitution des copropriétés (EDD, règlements de copropriété, projets d’actes, etc.).
• Assurer la notification des projets d’actes aux clients et aux différentes parties
prenantes.
• Collaborer avec le notaire du groupe pour le suivi des lots, des tantièmes et des
annexes.
• Contribuer à la mise à jour du CRM et à la centralisation des informations liées aux
ventes et aux agences.
4. Support administratif et commercial
• Assurer la mise en place annuelle des mandats de commercialisation et leur suivi
administratif.
• Gérer la diffusion des informations internes et externes relatives aux ventes et aux
signatures (newsletters, lettres d’information, etc.).
• Assurer le suivi de facturation et la bonne tenue administrative du service.
• En lien avec le service communication, participer à la préparation des supports de
vente, panneaux, plaquettes et salons professionnels.
Profil recherché
• Formation supérieure en droit immobilier, gestion ou notariat (Bac +3 à Bac +5).
• Expérience significative (3 à 5 ans minimum) en administration des ventes, immobilier
de promotion ou étude notariale.
• Rigueur, sens de l’organisation et de la confidentialité.
• Excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles.
• Maîtrise des outils bureautiques et CRM (Excel, Word, DocuSign, etc.).
• Connaissance des procédures de VEFA et de montage de copropriété (EDD,
règlement de copropriété, etc.) fortement appréciée.
• Anglais professionnel impératif.
Conditions
• Poste basé au siège social : Chavanod.
• Type de contrat : CDI