Responsable des assistant.e.s de département H/F

Overview

ESIEE Paris est une école d’ingénieurs qui forme des étudiants dans le domaine des nouvelles technologies (près de 3000 étudiants – 250 collaborateurs – 700 vacataires), c’est une école membre de l’Université Gustave Eiffel localisée sur le Campus Descartes à Marne la Vallée. Sous l’autorité de la directrice générale adjointe, vous occupez les fonctions de responsable du service des assistanats de département.

Responsibilities

1. Il·elle a plus particulièrement en charge l’encadrement des assistantes du service :

• Définir les orientations de travail et les procédures du service.
• Animer les réunions de service et transmettre les informations et les priorités de travail.
• Participer à la mise en œuvre de l'harmonisation des pratiques entre les 2 sites géographiques de l'école.
• Conduire des entretiens professionnels annuels, valider les congés et organiser le télétravail du service.
• Coordonner la continuité de service en cas d’absence, en identifiant les priorités à assurer, en redistribuant temporairement les tâches entre les assistantes.
• Collaborer avec les responsables de département pour fixer les priorités du service.
• Collaborer avec le service assistanat de gestion administrative des vacataires pour la mise en place de processus de travail entre les services.
• Participer aux groupes de travail sur l’évolution des outils et procédures, en veillant à ce que les réalités et contraintes du métier d’assistante soient prises en compte.
• Formaliser et capitaliser les savoirs d’expérience du service : rédaction de procédures, élaboration de guides pratiques et de tutoriels à destination des assistantes, en particulier pour les outils complexes ou évolutifs.

• En appui du responsable de département, contribuer à la vie du département (listes de diffusion, agenda partagé, réunions, moments de convivialité, …).
• Assurer le suivi du budget du département.
• Gérer des commandes du département.
• Gérer les fournitures de bureau, les copieurs, les clés, …
• Recueillir le nombre d’heures prévisionnelles des vacataires et vérifier la cohérence des informations remontées dans l’outil de suivi des heures.
• Saisir les attestations des chargés de cours.
• Être le relais d'informations diverses : RH, budgétaires, événementiel, actualités.

• Assurer la gestion administrative du suivi des stages des filières Temps Plein (FISE) et du suivi des tuteurs Apprentis (FISA).
• Assurer la gestion administrative liée au suivi des projets E3 et E4.
• Contribuer à l'organisation des soutenances de stages (FISE et FISA).
• Contribuer à l'organisation de soutenance de Thèse et HDR.
• Suivre la bonne réalisation d'ordre de mission des agents de l’école et des agents extérieurs.
• Accueillir et renseigner les nouveaux collègues du département (internes et externes).
• Gérer la réservation de salles du département (en lien avec la scolarité).
• Traiter diverses demandes d'étudiants (papier, recherche d'un enseignant, d'un vacataire, d'une salle...).
• Participer aux comités afférents au poste.

• Compétences attendues : Maitrise des outils : EDUTIME, VSF, ADE, PEGASE, STUDEA.

Qualifications and Skills

• Bonne connaissance des outils bureautiques numériques et de travail collaboratif.
• Organisation, autonomie, rigueur, fiabilité, flexibilité, réactivité et disponibilité.
• Sens relationnel et travail en équipe.
• Maitrise des délais et gestion des urgences.