Responsable des archives

Responsable des archives

Description du poste

Le Centre Hospitalier Sud Francilien (CHSF) et le Centre Hospitalier d'Arpajon (CHA) sont en direction commune depuis janvier 2020 et font partie du GHT Ile de France Sud, avec le CH Sud Essonne (CHSE). Ces 2 établissements emploient près de 5 000 hospitaliers et assurent une offre de soins complète (médecine, chirurgie, obstétrique, gériatrie, soins de suite, psychiatrie, soins de longue durée) pour la population du territoire.

CENTRE HOSPITALIER SUD FRANCILIEN Le CHSF est l'établissement support du GHT Ile de France Sud. Il assure des missions de proximité et de recours sur le sud Ile de France, dans une quarantaine de spécialités dont trois à caractère hospitalo-universitaire. Il comprend 1 041 lits et places dont 522 lits en médecine, 106 lits en chirurgie, 84 lits en obstétrique, 173 lits en psychiatrie, 72 lits de soins de suite et de réadaptation et 84 places d’EHPAD. Il est le siège du SAMU 91.

CENTRE HOSPITALIER D"ARPAJON Le CH d'Arpajon est composé de 210 lits de MCO (73 lits de médecine, 38 lits de chirurgie, 8 lits de surveillance continue, 27 lits de gynécologie-obstétrique, 15 lits de pédiatrie-néonatalogie, 49 lits de SSR, 8 lits de soins palliatifs), 47 lits d’USLD et 120 places d’EHPAD ainsi qu'une structure d'accueil de jour Alzheimer. Plusieurs projets architecturaux sont actuellement en cours pour moderniser les infrastructures et développer l'activité du centre hospitalier et des EHPAD.

Service : LogistiqueFonction : RESPONSABLE DES ARCHIVES MEDICALES ET ADMINISTRATIVES DU CHSF et du CHAGrade : TSH, TH, Adjoint des cadres, AMA / Titulaire ou ContractuelLocalisation : Poste basé sur le CHSF et le CHA

Position dans la structure - Directeur des Ressources Opérationnelles et Matérielles, - Ingénieur du département logistique CHSF-CHA, - Responsable des prestations et environnement

Présentation du service - Le service des archives est rattaché au secteur des prestations et de l’environnement du département logistique et regroupe les activités sur les 2 établissements. Ce service comprend 22 agents répartis sur les 2 sites, qui gèrent les archives médicales et administratives.

Temps de travail : Conformément à la charte du temps de travail du CHSF avec le forfait cadre.

Missions générales

• Planifier, organiser et piloter les activités et moyens concernant l'archivage en animant une équipe de professionnels et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies, dans le respect de la politique d'archivage définie en concertation avec les acteurs et de la réglementation
• Encadrement direct des équipes
• Management du prestataire pour les archives externalisées

Missions permanentes :

• Conception et organisation du circuit de l'archivage ; des conditions de conservation et de la mise à disposition des archives auprès des professionnels de l'établissement
• Gérer les moyens et les ressources (techniques, financières, humaines, informationnelles) affectés au service, suivre et contrôler leur utilisation
• Contrôler les prestations délivrées (contrôles qualitatifs et quantitatifs des prestations), analyse des résultats et mesure des progrès par rapport aux objectifs. Identification des écarts et mise en place des actions correctives si nécessaire
• Encadrer et animer l'équipe, réaliser les entretiens de recrutement, les évaluations annuelles, valoriser le développement des compétences, établir les besoins en formation
• Mise en place / Amélioration de tableaux de bords pour le suivi des activités et le suivi financier. Définition de KPI communs aux sites
• Reporting des dépenses et de l'activité interne et externe auprès de la hiérarchie
• Rédaction de documents techniques, relatifs à son domaine d'activité, rédaction des demandes de destruction auprès des archives départementales
• Établir / actualiser, participer et mettre en uvre des procédures, protocoles, instructions, consignes, spécifiques à son domaine de compétence et contrôler leur application
• Définir et choisir les matériels et équipements nécessaires à son domaine d'activité
• Assister les décideurs (Directions, ligne hiérarchique) dans les choix, les projets, et les activités du service
• Assurer la veille réglementaire, normative et technologique dans son domaine d'activité
• Communication ascendante et descendante

Missions ponctuelles :

• Mise en place d'une démarche d'amélioration continue
• Pilotage de projet dans son domaine de responsabilités
• Homogénéisation des pratiques tout en tenant compte des spécificités des sites
• Participations ponctuelles à des groupes de travail

La prise de fonction d'établira en 3 phases :

• A la prise de fonction, le périmètre sera celui des archives administratives et médicales du site CHSF
• A 6 mois : le périmètre ci-dessus + la gestion des archives médicales sur le CHA
• A 12 mois : le périmètre ci-dessus + les archives administratives sur le CHA

Profil recherché

Compétences requises

• Capacité à mettre en uvre les stratégies et plans d'actions
• Capacité à communiquer les attentes, à définir les objectifs clairs et à motiver les agents
• Capacité à contrôler les performances du service par rapport aux objectifs opérationnels
• Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions dans un environnement donné, capacité à prendre des décisions opérationnelles
• Faire preuve d'organisation, d'observation, de méthode, de rigueur, d'anticipation, d'adaptabilité, et de réactivité
• Avoir un esprit d'analyse et de synthèse, capacité de prendre du recul
• Respect du secret professionnel, confidentialité des données
• Communication ascendante et descendante, argumentation
• Faire preuve d'équité, de capacité d'écoute, de pédagogie et de diplomatie,
• Capacité à se positionner dans une organisation

Connaissances particulières

• Connaissance des techniques archivistiques et de l'outil informatique spécialisé
• Règles de conservation et de gestion du dossier médical
• Management : Encadrement de personnel / Communication / relations professionnelles
• Conduite du changement
• Gestion de projet
• Logiciels métiers et bureautique

Qualités professionnelles

• Capacité de négociation
• Esprit d'analyse et de synthèse
• Objectivité et Intégrité
• Dynamisme et Autonomie
• Force de proposition

Formation et / ou qualifications requises

• Titulaire d'un diplôme de niveau II ou III, avec une expérience professionnelle
• Et/ou expérience de plus de 5 ans sur des postes similaires

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Autres

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