Responsable d'exploitation et relation client (H/F)

Chez Outwork, on s’est donné la mission de (re)générer des connexions humaines à travers des temps d’équipe impactant au vert, créés sur mesure, pour une expérience humaine clef en main.

Notre identité repose sur des valeurs fortes que nous vivons au quotidien : Prendre soin, la Joie, l’Authenticité, la Collaboration et l’Audace.

Dans le cadre du développement de notre actif immobilier (2 lieux actuels, 3ème ouverture sous 9 mois), nous recherchons une personne capable de piloter l’exploitation de nos sites et de dynamiser la commercialisation de nos offres de week end et vacances. Ce poste est une pièce essentielle de notre collectif, demandant une importante polyvalence et une réelle autonomie.

Descriptif du poste et Missions

Vos missions se décomposent en trois grands axes :

1. Gestion de l’Exploitation et Maintenance des Lieux

• Pilotage des équipes opérationnelles : Recrutement, formation et management quotidien du personnel d’entretien (intérieur et extérieur). Vous assurez la gestion des plannings, des remplacements, des congés et veillez au maintien d’une collaboration d’équipe positive.
• Entretien et Maintenance : Garantir le parfait état de marche des équipements. Vous identifiez les besoins en réparations (électricité, plomberie, chauffage, toiture) et assurez le suivi des interventions.
• Gestion des prestataires : Identifier, sélectionner et piloter les partenaires externes (artisans, transporteurs, prestataires de services). Vous négociez les tarifs et contrôlez la qualité des prestations.
• Ancrage local : Établir et entretenir des relations de confiance avec l’écosystème local (mairies, associations, voisinage, commerçants).
• Sécurité : Veiller au respect des normes de sécurité, et d’hygiène sur l’ensemble des sites.

2. Gestion de Projets, Travaux et Aménagement

• Pilotage des travaux légers : Superviser les projets de petits travaux d’entretien et de second œuvre (planification, suivi du budget, réception de chantier).
• Amélioration de l’expérience : Proposer et mettre en œuvre des projets d’amélioration continue pour augmenter le confort et la qualité perçue par nos clients.
• Décoration et Aménagement : Participer activement à la sélection des matériaux et au choix du mobilier pour maintenir l’esthétique et l’harmonie des lieux Outwork.

3. Responsable relation client et commercialisation (week-ends et vacances)

Cette partie implique le pilotage (ou recrutement) et le suivi au quotidien de 1 à 2 personnes qui gèrent les demandes commerciales pour les location week end des lieux.

• Suivi commercial : Suivre les ventes pour les locations de week-ends pour atteindre les objectifs de ventes annuels - piloter les équipes qui traitent les demandes entrantes (traitement des leads, envoi des grilles tarifaires, élaboration des devis et négociation du tarif final).
• Responsable de la relation client : Accompagner les clients depuis la réservation jusqu’à leur départ. S’assurer d’une communication fluide, chaleureuse et professionnelle et le partage d’information claire aux clients.
• Organisation opérationnelle : Transmettre les feuilles de route, planning, informations clés aux équipes de terrain pour chaque séjour et coordonner les prestations complémentaires (traiteurs, activités).
• Système d’astreinte : Mettre en place et coordonner un support client réactif durant les week-ends pour assurer une assistance de qualité en kcas de besoin.

Compétences techniques

• Gestion Financière : Capacité à établir et piloter un budget annuel par site. Maîtrise avancée d’Excel (formules de calcul, recherche V, tableaux croisés dynamiques).
• Pilotage de projet : Maîtrise des outils de gestion de tâches (type Notion, Airtable, notion d’outils IA) pour établir des roadmaps claires et hiérarchiser les priorités.
• Expertise technique : Bonne connaissance du bâtiment, des matériaux et des coûts associés (capacité à estimer un devis de travaux).
• Langues : Anglais courant (oral et écrit) pour interagir avec une clientèle internationale.
• Commercialisation : Aptitudes à la négociation commerciale et signature de devis

Qualités personnelles (Savoir-être)

• Sens des responsabilités : Vous êtes capable d’anticiper les problèmes et de proposer des plans de secours (backup).
• Compétences managériales : Savoir piloter, motiver et embarquer une équipe de 2 à 3 personnes au sein d’une entreprise à taille humaine de 10 personnes
• Esprit de service : Un excellent contact humain, une communication proactive et positive avec l’ensemble des interlocuteurs.
• Polyvalence et engagement : Vous n’hésitez pas à intervenir sur le terrain si nécessaire pour prêter main-forte aux équipes lors des pics d’activité.
• Résilience : Excellente gestion du stress et capacité à prendre des décisions rapides dans un environnement dynamique.