Responsable d’activité de l’équipe d’Accueil des centres municipaux de santé F/H

Direction : Santé / Service : CMS

Catégorie : B

Cadre d’emploi : Poste ouvert aux titulaires du cadre d’emploi des rédacteurs et par dérogation aux contractuels

Rémunération : Selon grille indiciaire + régime indemnitaire (prime) + avantages sociaux collectifs

Localisation : Tour Altais 1 place Aimé Césaire

Poste à pourvoir : dès maintenant

Mission

Lien hiérarchique sur les agents d’accueil des CMS et gestion RH de ces derniers (20 ETP). Est responsable de l’organisation de l’accueil du public sous toutes ses formes : physique, téléphonique, numérique. D’autres missions en lien avec la fonction et l’amélioration continue de l’organisation de l’accueil dans les trois CMS pourront venir compléter ce profil de poste.

Responsabilités principales

• Assure la responsabilité hiérarchique de son équipe.
• Encadre, organise et anime l’équipe.
• Gère la partie administrative des agents (congés, absence, formations, EPA, recrutements, etc.).
• Elabore et gère le planning de son équipe.
• Gestion des absences, des congés en lien avec les responsables et coordinateurs d’activités et le médecin chef.
• Assure la continuité du service au niveau de son équipe et en transversalité avec les autres équipes.
• Gestion des formations, sélection des agents de manière équitable, lien avec l’interlocuteur dédié, réserve salle et matériel si besoin.
• Participe aux recrutements des agents de son équipe, gère l’arrivée des nouveaux arrivants et leur intégration progressive sur l’ensemble des compétences attendues (accueil, réponse téléphonique, facturation).
• Gère l’accueil des stagiaires dans son équipe, les conventions et le suivi du stage.
• S’assure du respect des protocoles et procédures de travail (DASRI, urgences, …).
• Améliore en continu l’organisation de son activité.
• L’organisation de l’accueil des CMS concerne toutes les modalités d’accueil et d’information du public : accueil physique, téléphonique, numérique (Doctolib, site de la Ville…); pour la partie numérique, collabore avec le Chef de Projet Utilisateur (CPU).
• Veille à la bonne coordination des équipes.
• Assure au quotidien l’accès au bon niveau d’informations et la maîtrise des différentes consignes d’organisation des CMS.
• Gère les conflits avec les usagers ou les membres des équipes.
• Travaille en lien avec les responsables et coordinateurs d’activités, la gestionnaire RH et la responsable du Pôle Administratif et Financier et les équipes de la régie.
• Opère mise à jour des circuits de signature dans CIRIL, création des plannings dans WEBRH puis intégration dans CIRIL, insertion des droits à congés des professionnels des CMS dans CIRIL, mise à jour des droits congés pour les agents horaires et application de la retenue sur RTT si besoin, modification des agendas dans CIRIL.
• En lien permanent avec la DRH pour résolution des problèmes WebRH des centres de santé.

Responsabilités complémentaires

• Participer aux réunions liées à l’organisation du centre et être force de proposition ainsi qu’aux réunions de direction des CMS.
• Centralise et remonte les besoins matériels des agents sous sa responsabilité aux coordinateurs d’activité.
• Participe à la promotion de la santé publique en mettant à disposition des agents si les plannings le permettent.
• Trinôme avec les responsables d’activités IDE et assistantes dentaire.

Moyens

• Matériel bureautique
• Progiciels spécifiques médicaux
• Téléphone fixe et portable
• Accès au pôle voiture

Conditions d’exercice

Déplacement sur les trois centres de santé.