Responsable Assemblées et Moyens Généraux (H/F)

• Cadre d’emplois : Attaché (ou à défaut rédacteur principal 1ère et 2ème classe)
• Temps de travail : Temps complet
• Modalité de vacance de poste : Disponibilité
• Référence :
• Modalité de vacance de poste : Disponibilité
• Direction : DGA Ressources
• Service : Assemblées et Moyens Généraux
• Lieu : Siège du Grand Avignon— Avignon (Agroparc)

VOTRE RÔLE

Organiser et manager le service (7 agents) :

• Pilotage de l’activité du service : courrier, accueil physique et téléphonique, gestion du parc automobiles, organisation et suivi des assemblées délibérantes
• Gestion des plannings • Gestion administrative et financière du service
• Veiller au respect de la réglementation et assurer une veille juridique et réglementaire
• Mise en place et animation d’un système de contrôle adapté aux services (procédures, documents, traçabilité)
• Optimisation de la qualité, des coûts et des délais des processus administratifs (dématérialisation, etc.)
• Développement des dispositifs de contrôle de la qualité des services rendus

Organiser et gérer les assemblées délibérantes (bureaux, conseils communautaires et commissions spécialisées)

• Rédaction des documents administratifs
• Information et sensibilisation des différents services au processus de contrôle préalable des actes
• Transmission des actes au contrôle de légalité
• Constitution de l’ordre du jour et mise à jour du rapport comprenant les projets de délibération
• Conception d’outils de planification et de procédures de contrôle
• Répartition et planification des activités en fonction des échéances
• Impulsion des dispositifs de veille et de suivi des actes

Suivi du budget, gestion patrimoniale et logistique du service :

• Dresser l'inventaire des biens mobiliers et immobiliers
• Suivi des engagements financiers et du service fait
• Superviser l'entretien et la maintenance des biens
• Estimer et optimiser les coûts de fonctionnement et des équipements
• Fournir le matériel ( petit matériel, fournitures de bureau, outils bureautiques,..)
• Mettre en place des stratégies d’écoresponsabilités
• Planifier la gestion des locaux ou matériels