Responsable Administratif - Site de formation en maïeutique F/H - Formation initiale et continue

Responsable Administratif - Site de formation en maïeutique F/H - Formation initiale et continue

Responsable Administratif - Site de formation en maïeutique F/H - Formation initiale et continue 69 - Oullins-Pierre-Bénite

Offre n°

Responsable Administratif - Site de formation en maïeutique F/H - Formation initiale et continue

Descriptif du poste:

La ou le responsable administratif et de scolarité sécurise le fonctionnement administratif et la scolarité du site.

Scolarité, examens et jurys :

• ? Organiser les calendriers de scolarité, d'examens et de jurys, en lien avec les responsables de formation.
• ? Superviser les inscriptions pédagogiques, la saisie et le contrôle des données dans Apogée ou les outils équivalents.
• ? Sécuriser la production, la conformité, la diffusion et l'archivage des PV de jury, relevés de notes, résultats et diplômes.
• ? Coordonner les convocations, relances, affichages et communications officielles aux étudiantes et étudiants.

Administration de site :

• ? Piloter le guichet administratif de proximité et organiser la réponse aux sollicitations courantes.
• ? Suivre les sujets RH administratifs de proximité : continuité de service, absences, congés, outils locaux de type Chronos ou Agiltime.
• ? Instruire les achats, commandes, crédits et investissements pédagogiques dans le respect des règles communes et des circuits du site.
• ? Préparer les conventions d'intervenants externes, dossiers de financement, partenariats et éléments liés à la taxe d'apprentissage.

Procédures, qualité et instances :

• ? Préparer les supports et le suivi administratif des instances : CODIR, commissions maïeutique, conseils de perfectionnement et conseils intercycles.
• ? Contribuer à la rédaction, la mise à jour et l'application des procédures communes : charte d'examen, règlement des études, règlement intérieur, circuits de validation.
• ? Participer aux enquêtes annuelles et remontées institutionnelles : DGSIP, ONDPS, ARS, CNEMA, DREES, ou autres enquêtes applicables.
• ? Contribuer aux dossiers de certification, d'accréditation et de conformité documentaire.

Admissions et parcours étudiants :

• ? Instruire les dossiers administratifs liés aux admissions PASS/LAS, passerelles, inscriptions administratives et capacités d'accueil.
• ? Préparer les éléments nécessaires aux décisions relatives aux recours et situations sensibles.
• ? Sécuriser le volet administratif des contrats pédagogiques, redoublements, anticipations ou adaptations de parcours.
• ? Articuler le suivi administratif avec les responsables de formation et les référentes ou référents pédagogiques.

Transformation universitaire et intersites :

• ? Participer à la construction progressive d'une scolarité commune entre Lyon Sud et Bourg-en-Bresse.
• ? Contribuer au projet d'intégration universitaire et à la préparation de la Faculté de maïeutique au 1er septembre 2027.
• ? Accompagner le déploiement des outils administratifs, SI, GLPI, tableaux de bord et procédures partagées.
• ? Participer à la mutualisation avec le futur pôle santé-sport-humanités lorsque les circuits seront stabilisés.

Profil recherché:

• ? Expérience confirmée en scolarité, administration de formation, enseignement supérieur, établissement de santé ou service administratif complexe.
• ? Expérience de coordination fonctionnelle, d'organisation de processus ou d'accompagnement d'équipe appréciée.
• ? Connaissance de l'environnement universitaire, hospitalier ou des formations en santé appréciée.
• ? Niveau de recrutement et catégorie à préciser par les services RH ; profil de catégorie B confirmé ou profil A selon le montage retenu et l'expérience.

Compétences techniques :

• ? Bonne compréhension des procédures de scolarité, examens, jurys, M3C, inscriptions pédagogiques, résultats et diplomation.
• ? Maîtrise ou capacité d'appropriation rapide d'Apogée et des outils de scolarité.
• ? Aisance avec les outils bureautiques, tableaux de suivi, espaces partagés et outils de tickets ou de support.
• ? Capacité à formaliser des procédures simples, sécuriser les échéances et produire des documents fiables pour les instances.

Qualités attendues :

• ? Rigueur, sens de l'organisation et capacité à tenir un cadre dans la durée.
• ? Leadership opérationnel : capacité à coordonner, prioriser, faire adhérer et réguler avec tact.
• ? Sens du service rendu aux étudiantes et étudiants, aux équipes pédagogiques et aux partenaires.
• ? Capacité à travailler dans un environnement en transformation, avec des interlocuteurs nombreux et des contraintes différentes selon les sites.
• ? Discrétion, fiabilité et respect strict de la confidentialité des données sensibles.
• ? Esprit d'équipe, diplomatie et capacité à transformer des pratiques sans fragiliser les collectifs.

CONDITIONS D EMBAUCHE :

Site de formation en maïeutique de Lyon Sud. Déplacements ponctuels à Bourg-en-Bresse et auprès des partenaires universitaires ou hospitaliers.Temps plein. Modalités horaires à préciser selon les règles de l'établissement employeur.Télétravail possible selon les règles de l'établissement

Type de contrat CDI

Contrat travail Salaire

• A négocier

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Employeur

Les Hospices Civils de Lyon, ce sont 13 hôpitaux publics, tous animés par une triple mission : le soin, la recherche et l'enseignement. Nous formons ensemble une communauté de 24 000 femmes et hommes, soignants et non soignants, partageant une seule et même vocation : soigner et prendre soin de chaque patient, quelles que soient sa situation et ses pathologies, tout au long de sa vie.

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