Responsable administratif (H/F)

Mission

Mission: Membre de l'équipe de direction de l'iLM, le/la responsable administratif joue un rôle clé dans l'administration et le pilotage de l'unité. Il/elle contribue à la définition des orientations stratégiques et organise leur mise en œuvre dans les domaines administratif, financier, RH, partenarial et de soutien au pilotage, dans un environnement multi-tutelles CNRS / Université Lyon 1.

Il/elle structure le dialogue de gestion, développe les outils d'aide à la décision, pilote les projets d'évolution organisationnelle, sécurise les processus et porte une démarche d'amélioration continue. Il/elle encadre les équipes administratives, coordonne les moyens nécessaires au fonctionnement de l'unité, interagit avec les équipes de recherche et services et la plateforme technologique de l'iLM. Il/elle représente la direction auprès des tutelles et partenaires. Il/elle est garant du respect de la règlementation au sein de l'unité.

Activité

• Participer, au sein de l'équipe de direction, à la conception de la stratégie, des objectifs et du schéma directeur de l'unité sur son périmètre ; organiser leur mise en œuvre et en évaluer les résultats.
• Piloter le dialogue de gestion avec les tutelles, préparer les demandes de moyens, élaborer le budget de l'unité, contrôler et analyser son exécution.
• Élaborer et faire vivre les outils d'aide à la décision: indicateurs, tableaux de bord, analyses financières et RH, bilans, statistiques, notes de synthèse et éléments d'arbitrage pour la direction.
• Définir et piloter les procédures internes de mise en œuvre de la réglementation ; assurer la veille administrative, financière, RH et juridique ; veiller à l'application des règles et à la sécurisation des processus.
• Piloter les projets d'évolution organisationnelle, de simplification, de dématérialisation, de archivage, de contrôle interne, de démarche qualité et d'amélioration continue.
• Accompagner le montage des contrats et des conventions, assurer leurs suivis et leurs justifications financières.
• Piloter la politique d'achat, la gestion administrative et financière des contrats, la tenue de l'inventaire, superviser la gestion individuelle et collective des agents de l'unité.
• Représenter la direction auprès des tutelles, partenaires institutionnels, réseaux professionnels et instances internes ou externes.

Activité encadrer et animer une équipe

Coordonner les responsables de pôles RH et Finances, organiser la transversalité entre les pôles, planifier les activités, fixer les priorités et assurer le suivi des objectifs.

Avec les responsables de pôles, encadrer, animer et coordonner les équipes administratives de l'unité (12 agents): organiser la continuité de service, accompagner le développement des compétences, déléguer, évaluer et fédérer les collectifs autour du projet de service. Prévenir et accompagner les situations sensibles ou conflictuelles.

Conditions particulières d'exercice

Le Centre national de la recherche scientifique est l’une des plus importantes institutions publiques au monde: 34 000 femmes et hommes (plus de 1 000 laboratoires et 200 métiers) , en partenariat avec les universités et les grandes écoles, y font progresser les connaissances en explorant le vivant, la matière, l’Univers et le fonctionnement des sociétés humaines. Depuis plus de 80 ans, y sont développées des recherches pluri et interdisciplinaires sur tout le territoire national, en Europe et à l’international. Le lien étroit que le CNRS tisse entre ses missions de recherche et le transfert vers la société fait de lui un acteur clé de l’innovation en France et dans le monde. Le partenariat qui le lie avec les entreprises est le socle de sa politique de valorisation et les start-ups issues de ses laboratoires (près de 100 chaque année) témoignent du potentiel économique de ses travaux de recherche.

Profil recherché

Contexte

L'institut Lumière Matière (iLM) est une unité de recherche du CNRS et de l'Université Lyon 1, située sur le campus LyonTech-la Doua. Il rassemble environ 320 collaborateurs, dont une centaine de doctorants et post-doctorants, et regroupe 15 équipes de recherche. Fort de sa reconnaissance internationale, l'iLM est un acteur majeur de la recherche et de l'innovation en physique sur la région Auvergne Rhône Alpes, reconnu internationalement pour l'excellence de sa recherche. La recherche fondamentale, l'interdisciplinarité, la réponse aux grands défis sociétaux et l'innovation sont au cœur de la démarche de cette unité. L'iLM occupe plus de 9000 m² sur le campus LyonTech-la Doua. Le soutien à la recherche est assuré par cinq services supports à la recherche: administration, électronique & interfaçage, informatique, infrastructure logistique & sécurité, mécanique, ainsi qu'une plateforme technologique ILMTech dédiée à l'innovation et aux collaborations industrielles. Le service administratif de l'iLM, composé de 12 agents, est structuré en deux pôles: les ressources humaines et les finances. L'unité gère un budget d'environ 7 millions d'euros avec des sources de financement diversifiées (Tutelles, ANR, Europe, contrats industriels, collectivités) . En plus des 320 collaborateurs, l'unité accueille environ 170 stagiaires par an. L'agent sera placé sous l'autorité hiérarchique du directeur d'unité.

MODALITES SPECIFIQUES DE TRAVAIL

Disponibilité, réactivité, confidentialité

Competence

'- Accompagner et conduire le changement

• Analyser, objectiver et synthétiser
• Communiquer et rendre compte, déléguer et responsabiliser
• Elaborer, définir et déployer un plan d'actions
• Faire preuve de rigueur, de fiabilité, de loyauté
• Identifier les priorités, anticiper et être réactif
• Reconnaitre, mobiliser et fédérer le collectif de l'entité
• Connaitre et interagir avec son environnement dans le respect de la réglementation et des cadres en vigueur
• Encadrer, superviser et évaluer les membres d'une équipe
• Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
• Être à l'écoute et faire preuve d'intelligence émotionnelle et relationnelle
• Se remettre en cause, savoir se positionner, s'adapter et avoir un sens critique et du discernement

SAVOIRS

• Connaissance approfondie de la réglementation juridique, administrative, comptable et financière de la fonction publique
• Connaissance des grands principes du droit public
• Connaissance approfondie de la gestion des ressources humaines, du statut des personnels des établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche

établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche

• Connaissance générale des techniques de communication
• Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de l'enseignement supérieur et de la recherche

SAVOIR-FAIRE

• Appliquer un ensemble de règles et de procédures dans les différents domaines de l'administration et de la gestion
• Organiser et optimiser les moyens humains, administratifs nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure.
• Elaborer des indicateurs et des tableaux de bord ;
• Analyser des résultats, définir et mettre en oeuvre un plan d'action
• Anglais: posséder un niveau de langue anglaise (niveau européen B1 à B2) .

SAVOIR-ETRE

• Réactivité,
• Rigueur,
• Esprit d'initiative,
• Sens du contact,
• Confidentialité

Présentation de Cnrs

Le Centre national de la recherche scientifique est un organisme public de recherche pluridisciplinaire placé sous la tutelle du ministère de l’Enseignement supérieure et de la Recherche. Créé en 1939 et dirigé par des scientifiques, il a pour mission de faire progresser la connaissance et être utile à la société dans le respect des règles d’éthique, de déontologie et d’intégrité scientifique.