Responsable administratif et financier/Responsable administrative et financière

Nous recherchons pour l'un de nos clients un(e) responsable administratif(ve) en CDI sur la commune de Gennevilliers dans le secteur du transport d'œuvre d'art.

À propos du rôle

Le responsable administratif(ve) sera chargé(e) de la gestion du personnel, de l'administration, des services généraux et du management d'une équipe de 2-3 collaborateurs.

Responsabilités

• Contribue à l'intégration des collaborateurs
• Réalise et/ou supervise la constitution et le suivi des dossiers du personnel (contrat de travail, avenants, échéanciers obligatoires, dossier disciplinaire, correspondances diverses…)
• Réalise et/ou supervise la paie, en assure le contrôle et propose des optimisations
• Assure le suivi de l'absentéisme
• Pilote ou supervise les dossiers d'AT (déclaration, contestations…)
• Elabore et/ou supervise le plan de formation et son suivi
• Assure la bonne application de la législation sociale et des règles internes
• Prépare/constitue les dossiers et participe éventuellement à l'exercice du pouvoir disciplinaire
• S'assure du bon fonctionnement et des attributions des institutions représentatives du personnel (élections professionnelles, calendrier et ordres du jour, consultations obligatoires…)
• Assure en collaboration avec le Directeur de Filiale, les relations avec les autorités de contrôle et les administrations

Gestion et administration

• Optimise s'assure du bon déroulement de la facturation clients et de la clôture jusqu'au recouvrement
• Supervise et/ou participe au contrôle des factures fournisseurs
• Consolide et communique certains éléments nécessaires à l'établissement du reporting mensuel ou tout autre reporting demandé (QUICK, indicateurs de gestion, charges, recettes…)
• Analyse les coûts d'exploitation et alerte en cas de dérives
• Collecte et communique les éléments fiscaux/sociaux à la holding (TICPE, TVA étrangère…)
• Gère la documentation générale, en assure le suivi et l'archivage (correspondances, contrats fournisseurs et sous traitants transports, registre et documents obligatoires…)
• Réalise et/ou supervise la gestion des documents, des titres administratifs (certificats d'immatriculation, licences transports, taxe à l'essieu…) et des titres de paiements automatisés (télépéages, cartes carburants…)
• Réalise et/ou supervise les dossiers assurance
• Est responsable de la bonne tenue, de l'utilisation de la caisse et du compte accréditif
• Assure la bonne gestion des stocks (suivi mensuel et annuel)

Services Généraux

• Assure l'intendance générale de la filiale (tenues, fournitures de bureaux, téléphonie, contrats d'entretien, de gardiennage, espaces verts, bâtiment, locaux sociaux…)
• Contribue à la sécurisation du site (entrées, sorties, télésurveillance…)
• Assure le suivi des vérifications règlementaires liées à l'infrastructure (installations électriques, chaudières, incendie, certificats Q4 et Q18…)
• Est un relais privilégié entre la filiale et la holding
• Est l'interlocuteur informatique du support IT
• Centralise et gère les dépenses courantes (travaux…)