Responsable Administratif et Financier (RAF) - Service public
La direction administrative et financière
Constituée début 2024, la direction administrative et financière de Pix pilote plusieurs missions :
- Le pilotage de la gouvernance (gestion des instances, rédaction du rapport d’activité, etc.) ;
- Le pilotage budgétaire et financier ;
- Amélioration continue et contrôle interne ;
- Pilotage de la commande publique ;
- Suivi analytique de l’activité et reporting financier ;
- Gestion des achats et de la facturation
- Gestion de l’administration générale et logistique.
Les missions
Directement rattaché(e) au directeur administratif et financier, Responsable Administratif et Financier assurera principalement les missions suivantes :
- Encadrement et coordination d’équipe
Pour l’exercice de ses missions, le/la responsable administrative et financier s’appuie sur une équipe de trois personnes :
- Le/la Gestionnaire administratif et financier, dans la mise en œuvre opérationnelle des procédures de gestion budgétaire, comptable et contractuelle, en lien avec l’agent comptable et les pôles internes.
- Le/la Chargé(e) de facturation, sur l’application des processus de facturation, le suivi des encaissements, la fiabilisation des données clients, ainsi que la coordination avec les pôles métiers pour garantir la qualité des flux financiers.
- Le responsable maintenance et logistique, sur la gestion des locaux, de la sécurité, des ressources matérielles et de l'organisation logistique des événements.
Dans ce cadre, le/la responsable administrative et financière assure le management de cette équipe et notamment :
- Organiser et animer les points d’équipe du département.
- Favoriser une dynamique d’amélioration continue et de service auprès des autres directions.
- Identifier les besoins en compétences et accompagner le développement professionnel des membres de l’équipe.
2. Volet financier
Accompagné(e) d’une gestionnaire administrative et financière et d’une chargée de facturation, le ou la RAF est chargé(e) de :
- Contribuer à la préparation du budget initial, les budgets rectificatifs et le compte financier annuel.
- Exécuter le budget :
- exécuter les dépenses dans le respect des cadres réglementaires (commande publique et comptabilité publique en particulier) et financier (crédits limitatifs du budget du GIP),
- exécuter les recettes (pilotage du processus de facturation et d’appels de fonds ; optimisation des processus, contrôle de leur bonne exécution) ;
- piloter la trésorerie ;
- assurer le suivi de l’exécution et produire des documents de suivi à l’attention de la direction ;
- préparer les opérations de clôture comptable ;
- Assurer la qualité des comptes, en lien avec l’agence comptable, et du suivi analytique.
- Veiller à l’optimisation de la dépense ;
- Contribuer à la construction et à la mise en œuvre de la stratégie financière du groupement.
- Améliorer continuellement les outils et les procédures de gestion financière pour répondre aux enjeux de croissance et de lisibilité.
- Piloter la dépense et assurer la soutenabilité de l’exécution budgétaire
- Assurer la conformité réglementaire de la dépense (droit financier, comptabilité publique, commande publique).
Une haute expertise, comptable, financière et budgétaire dans le service public est attendue sur ce volet.
3. Volet administratif
Le/la responsable administrative et financière appuie le directeur administratif et financier sur toute problématique d’ordre administratif par la production de document (rédaction de note, de procédure, révision du règlement intérieur, etc.).
En outre, il/elle est responsable de site. Il/elle s’appuie sur le responsable logistique dans l’exercice des missions correspondantes.
- Superviser le bon fonctionnement quotidien des locaux et équipements.
- Piloter les relations avec les prestataires (entretien, sécurité, maintenance) et gérer les contrats liés au site (bail, assurances, fluides).
- Superviser les actions hygiène et sécurité en lien avec la gestion du site (aménagement, sécurité incendie…)
En outre, le/la RAF supervise le responsable logistique dans la réalisation de ses missions “événementiel”, et notamment :
- L’organisation des séminaires annuels Pix (logistique, lieux, prestataires, coordination des équipes).
- La mise en œuvre et le bon déroulement des événements internes (temps conviviaux, journées thématiques, séminaires et réunions organisés par Pix réunions d'équipe, etc.).
- la gestion budgétaire et contractuelle des événements (commandes, devis, suivi des dépenses).
Type d’emploi
Remplacement, CDD d'1 an renouvelable 3 ans ou mise à disposition pour les agents de la fonction publique.
Date souhaitée de prise de fonction : dès que possible.