Responsable Administratif et Financier F/H

Votre mission principale ?

Au sein de la Direction du Patrimoine, vous assurerez le pilotage administratif, budgétaire et financier des activités de la direction.Véritable partenaire des responsables de composantes de l’université (facultés, instituts), vous accompagnerez également le Directeur du Patrimoine sur les questions relevant de l’activité de la direction.

Vos activités ?

• Gestion administrative et aide au pilotage
  • Vous participez au montage administratif et financier des dossiers en réponse aux appels à projets (AAP).
  • Vous contribuez à la rédaction et au suivi des conventions de mise à disposition de locaux.
  • Vous organisez et structurez l’organisation des dossiers notamment sur les espaces de stockage partagés, afin de garantir une gestion documentaire efficace dans le cadre de la démarche qualité que vous mettrez en œuvre.
  • Vous produisez des tableaux de bord et des indicateurs de gestion permettant d'assurer le suivi de l'activité et d'accompagner le pilotage de la direction.
  • Vous conseillez le directeur et son équipe en apportant votre analyse et vos recommandations sur les sujets administratifs, budgétaires et organisationnels.
  • Vous effectuez une veille juridique et réglementaire liée à vos missions.
• Gestion RH
  • Vous encadrez et animez l’équipe du Pôle Administratif (4 agents).
  • Vous participez au recrutement des personnels administratifs (BIATSS) de la Direction, en lien avec la DRH et accueillez les nouveaux personnels.
  • Vous gérez le suivi des carrières des titulaires et préparez la campagne d’emploi des personnels administratifs (BIATSS) de la Direction.
  • Vous supervisez le suivi des congés et absences des agents.
• Gestion financière et budgétaire
  • Vous accompagnez la Direction dans la préparation et le pilotage de ses budgets annuels et pluriannuels (environ 15 M€).
  • Vous assurez le contrôle de l'exécution budgétaire, produisez les analyses nécessaires à la prise de décision et coordonnez les échanges avec les responsables de pôles, la Direction des Affaires Financières et les partenaires financiers.
  • Vous élaborez le bilan financier annuel de la Direction.
  • Vous veillez au respect des procédures d'achat public, en lien étroit avec le Service de la Commande Publique.
  • Vous contribuez à la préparation et à la rédaction des pièces administratives des marchés publics portés par la Direction, notamment les règlements de consultation et les cahiers des clauses administratives particulières (CCAP).
  • Vous pilotez le processus de facturation interne et externe liée aux activités de la Direction.

En cas d’empêchement du Directeur, vous bénéficiez d’une délégation pour les affaires courantes de la Direction et notamment les engagements financiers plafonnés à 25 k€ HT