Responsable Administratif et Financier de Composante H/F

Contexte et environnement de travail

L'activité s'exerce dans l'une des composantes de l'université (UFR ou Instituts). Ces structures ont vocation à dispenser des enseignements de formations initiale et continue, adossés à des travaux de recherche dans les domaines disciplinaires étudiés.Sous la direction de la Direction de la composante, le/la Responsable administratif et financier assure la gestion administrative et financière de la composante. Il/elle assure, auprès du directeur, l'encadrement, l'organisation et la coordination des services administratifs de la composante. Il/elle a un rôle de conseil sur la gestion du personnel et la gestion budgétaire de la composante.

• Le (la) responsable assure la coordination de l'ensemble des activités:- Préparation des travaux du conseil de la structure- Préparation et suivi de l'exécution du budget- participation aux réunions des directeurs de composante de l'université de Paris 8- Préparation de la campagne d'emplois des enseignants et des personnels administratifs et techniques.Il (elle) encadre les agents administratifs et techniques de la composante.Il/elle assure la liaison avec les instances et les services centraux de l'université - Participation aux réunions des directeurs de composantesIl (elle) apporte expertise et conseil auprès de la direction. Il (elle) devra rendre compte également auprès de la directrice générale des services. A ce titre il (elle) participera aux réunions des responsables administratifs de composante de l'université.- Diriger, organiser et animer administrative et technique-Contribuer à la mise en oeuvre et à l'évolution de la politique de la composante en coordonnant les moyens humains, financiers et techniques mis à disposition dans le respect de la règlementation.-Organiser et animer la fonction financière de la composante en participant à l'élaboration et au suivi de l'exécution du budget: préparation et élaboration du budget initial, du budget rectificatif, suivi des recettes (Contrats de professionnalisation, taxe d'apprentissage), suivi de la masse salariale, suivi des conventions et élaboration des bilans financiers.-Préparation et participation aux dialogues de gestion.-Représenter la direction auprès des partenaires internes et externes, et des tutelles.-Apporter expertise et conseil auprès du directeur et du conseil de composante.-Préparer les conseils d'UFR(convocation des conseillers et rédaction du compte-rendu), organiser les élections principales et partielles.-Réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans et des statistiques, utiliser les outils informatiques métiers.-Répondre aux enquêtes demandées en externe (Ministère) ou en interne.-Rendre compte à sa Direction, assurer un reporting de l'activité des fonctions supports sous sa responsabilité.-Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure.-Mettre en oeuvre au sein de la structure, les réformes et les nouveaux outils de gestion administratifs mis en place dans l'université.-Gérer le personneltitulaire et non titulaire : organiser le temps de travail des agents, élaborer les fiches de poste, mettre à jour l'organigramme, conduire les entretiens professionnels, dossiers de promotions (liste d'aptitude, tableau d'avancement), définir les besoins en formation.-Prépare les campagnes d'emploi BIATSS.-Assurer le recrutement des tuteurs d'accueil, des surveillants d'examen.-Suivre l'évolution de la règlementation et des techniques du domaine géré, - constituer une documentation de référence....

Diplôme/Expérience:.

Diplôme niveau licence minimum (Master apprécié). Expérience sur des fonctions similaires appréciée

• Connaissance des structures et du fonctionnement des établissements d'enseignement supérieur et notamment des universités
• Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative, financière et comptable relative aux établissements publics
• Connaissance générale des principes de la communication
• Connaissance générale de la gestion des ressources humaines
• Connaissance approfondie des statuts et des personnels des établissements de l'enseignement supérieur et de la recherche
• Connaissance des principaux logiciels et applications de gestion

Compétences professionnelles :-

• Gérer et animer une équipe, gérer des conflits, conduire un entretien
• Elaborer et rédiger des notes d'information, des documents de synthèse
• Elaborer des choix, planifier les actions, estimer les besoins en moyens pour son équipe
• Savoir préparer et conduire une réunion
• Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure
• Savoir faire preuve d'un esprit de synthèse et d'analyse
• Savoir travailler en équipe et en autonomie
• Faire preuve de capacités d'adaptation, d'organisation, d'efficacité et méthode