Responsable administratif et financier auprès de la DGA - H/F

A. Socle commun - support global de la DGA

RH de proximité

• Suivre, en lien avec la DRH, les arrivées, départs, renouvellements, changements d’affectation, postes vacants et principales échéances RH de la DGA.
• Veiller à la complétude des demandes et pièces et remonter les difficultés ou risques nécessitant arbitrage.

Instances, actes et échéances

• Suivre le calendrier des instances et des dates limites de transmission des actes de la DGAS SSP
• Coordonner la préparation et le suivi des délibérations, décisions, arrêtés et conventions avec les directions et la DAJ/instances et les Directions de la DGA
• Relancer les contributeurs, vérifier la complétude des dossiers et suivre leur avancement jusqu’à mise en œuvre.

Agenda, réunions, parapheur et traitement des courriers PostOffice

• Contribuer à l’organisation de l’agenda des séquences structurantes de la DGA.
• Préparer les réunions, consolider les dossiers, produire les relevés de décisions et suivre les actions décidées.
• Organiser le parapheur et la chaîne des courriers/mails, notamment PostOffice : priorisation, ventilation, délais, relances et traçabilité.

Finances, contrats et commande publique

• Assurer l’interface de proximité avec la direction des finances et de la commande publique.
• Coordonner, selon le périmètre de la DGA, préparation budgétaire, exécution, factures, engagements, marchés, conventions et tableaux de bord.
• Signaler les risques, retards et échéances critiques au DGA et aux directions.

SI, logistique, maintenance et communication

• Centraliser et suivre les besoins en équipements, logiciels, habilitations et incidents SI/Logiciels métiers ainsi que les demandes de maintenance (GLPI et Mainti).
• Être le relais de la DGA avec la communication pour le site internet et les informations liées aux différents service.
• S’assurer de la clôture des demandes et alerter en cas de blocage.

Pilotage et amélioration continue

• Tenir des tableaux de suivi simples, fiabiliser les données et produire un reporting régulier pour le DGA.
• Identifier les irritants récurrents, proposer des améliorations de processus et contribuer au réseau inter-DGA des RAF.

B. Animation du réseau d’appui et préfiguration du pôle

• Cartographier les agents exerçant des fonctions administratives, financières, comptables et de secrétariat dans la DGA, ainsi que leurs tâches, compétences, volumes et périodes de pointe.
• Animer un réseau d’appui de DGA : réunions de coordination, outils communs, partage d’information, règles de suppléance et entraide entre directions.
• Évaluer les compétences et l’aisance des agents sur les principaux domaines d’appui afin d’identifier complémentarités, besoins de formation et potentiels de spécialisation.
• Proposer une répartition des tâches distinguant ce qui doit être mutualisé, ce qui doit rester au plus près des directions et ce qui relève des directions ressources.
• Mettre en place progressivement un catalogue de services, des niveaux de service et un suivi de charge permettant d’éviter les demandes sans pilote et de répartir les flux.
• Préparer, avec le DGA, une organisation cible de pôle d’appui DGASSP à dominante administration–finances–juridique de proximité, en précisant les ETP concernés, les rattachements, les fonctions de référents et les modalités de continuité.
• Accompagner la mise en œuvre de la mutualisation, en veillant à préserver la proximité métier, la qualité du service et les conditions de travail des agents.

C. Missions spécifiques au périmètre

Pilotage budgétaire et tableaux de bord

• Organiser la préparation budgétaire, consolider les besoins et préparer les arbitrages du DGA.
• Suivre l’exécution, les dépenses/recettes et les risques de dépassement ou de sous-consommation.
• Produire des tableaux de bord simples, partagés et régulièrement mis à jour.

Marchés, conventions et contrats

• Tenir un échéancier des marchés, contrats et conventions : montants, durées, renouvellements, avenants et échéances critiques.
• Coordonner avec la DAJ/commande publique la préparation des dossiers et la qualité des pièces.
• Structurer un registre partagé des conventions et contrats.

Courriers, actes et procédures

• Structurer le suivi du parapheur et des courriers/mails ; suivre les taux et délais de réponse.
• Cartographier les principaux processus administratifs et identifier doublons, ruptures et zones grises.
• Co-construire des procédures courtes et des circuits de validation compréhensibles par les directions.