RESPONSABLE ADMINISTRATIF DE COMPOSANTE (H/F) (Titulaire/Contractuel) (poste susceptible d'être vacant)
L’activité s’exerce dans l’une des composantes de l’université (UFR ou Instituts). Ces structures ont vocation à dispenser des enseignements de formations initiale et continue, adossés à des travaux de recherche dans les domaines disciplinaires étudiés.
Sous la direction de la Direction de la composante, le/la Responsable administratif et financier assure la gestion administrative et financière de la composante. Il/elle assure, auprès du directeur, l’encadrement, l’organisation et la coordination des services administratifs de la composante. Il/elle a un rôle de conseil sur la gestion du personnel et la gestion budgétaire de la composante.
Le (la) responsable assure la coordination de l'ensemble des activités:
- Préparation des travaux du conseil de la structure
- Préparation et suivi de l’exécution du budget
- participation aux réunions des directeurs de composante de l’université de Paris 8
- Préparation de la campagne d'emplois des enseignants et des personnels administratifs et techniques.
Il (elle) encadre les agents administratifs et techniques de la composante.
Il/elle assure la liaison avec les instances et les services centraux de l'université - Participation aux réunions des directeurs de composantes
Il (elle) apporte expertise et conseil auprès de la direction. Il (elle) devra rendre compte également auprès de la directrice générale des services. A ce titre il (elle) participera aux réunions des responsables administratifs de composante de l’université
Activités
- Diriger, organiser et animer administrative et technique
- Contribuer à la mise en œuvre et à l’évolution de la politique de la composante en coordonnant les moyens humains, financiers et techniques mis à disposition dans le respect de la règlementation.
- Organiser et animer la fonction financière de la composante en participant à l’élaboration et au suivi de l’exécution du budget: préparation et élaboration du budget initial, du budget rectificatif, suivi des recettes (Contrats de professionnalisation, taxe d’apprentissage), suivi de la masse salariale, suivi des conventions et élaboration des bilans financiers.
- Préparation et participation aux dialogues de gestion.
- Représenter la direction auprès des partenaires internes et externes, et des tutelles.
- Apporter expertise et conseil auprès du directeur et du conseil de composante.
- Préparer les conseils d’UFR(convocation des conseillers et rédaction du compte-rendu), organiser les élections principales et partielles.
- Réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans et des statistiques, utiliser les outils informatiques métiers.
- Répondre aux enquêtes demandées en externe (Ministère) ou en interne.
- Rendre compte à sa Direction, assurer un reporting de l’activité des fonctions supports sous sa responsabilité.
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure.
- Mettre en œuvre au sein de la structure, les réformes et les nouveaux outils de gestion administratifs mis en place dans l’université.
- Gérer le personneltitulaire et non titulaire : organiser le temps de travail des agents, élaborer les fiches de poste, mettre à jour l’organigramme, conduire les entretiens professionnels, dossiers de promotions (liste d’aptitude, tableau d’avancement), définir les besoins en formation.
- Prépare les campagnes d’emploi BIATSS.
- Assurer le recrutement des tuteurs d’accueil, des surveillants d’examen.
- Suivre l’évolution de la règlementation et des techniques du domaine géré, constituer une documentation de référence.
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs.
- Mettre en place des actions de communication à destination des divers personnels de la composante: administratifs, usagers, enseignants, enseignants-chercheurs, intervenants extérieurs.
- Mettre en œuvre et contrôler l’application des règles et des procédures administratives et de gestion de son domaine.
- Assurer et contrôler la mise en œuvre des règles d’hygiène et de sécurité au travail.
Diplôme/Expérience
- Diplôme niveau licence minimum (Master apprécié)
- Expérience sur des fonctions similaires appréciée
Connaissances requises pour le poste
- Connaissance des structures et du fonctionnement des établissements d’enseignement supérieur et notamment des universités.
- Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative, financière et comptable relative aux établissements publics.
- Connaissance générale de la communication.
- Connaissance générale de la gestion des ressources humaines.
- Connaissance approfondie des statuts et des personnels des établissements de l’enseignement supérieur et de la recherche.
- Connaissance des principaux logiciels et applications de gestion.
Compétences professionnelles
- Gérer et animer une équipe, gérer des conflits, conduire un entretien.
- Elaborer et rédiger des notes d'information, des documents de synthèse.
- Elaborer des choix, planifier les actions, estimer les besoins en moyens pour son équipe.
- Savoir préparer et conduire une réunion.
- Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure.
- Savoir faire preuve d’un esprit de synthèse et d'analyse.
- Savoir travailler en équipe et en autonomie.
- Faire preuve de capacités d'adaptation, d'organisation, de rigueur et méthode.