Responsable adjoint.e du service scolarité

Responsable adjoint.e du service scolarité

Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement

CDD d'1 an à compter du 01/07/2026

Catégorie : B Corps : Technicien

Rémunération selon grille de la Fonction Publique

Le/la responsable adjoint.e du service de la scolarité soutient la responsable du service à la coordination de toutes les activités administratives de l’équipe et participe directement à la gestion relevant de son domaine.

Il/elle assure la communication nécessaire entre ses collègues mais aussi avec les équipes de direction et pédagogique, les étudiants et les services centraux de l’université relevant de son secteur d’activités.

• Organiser en collaboration avec la, le responsable l’activité du service en veillant à la continuité. Proposer et concevoir des outils de gestion, procédures et documents pour améliorer le fonctionnement de son service.
• Encadrer, le cas échéant, les personnels du service.
• En lien avec la direction, et en coordination avec la, le responsable du service, préparer, organiser, établir les comptes rendus et suivre les délibérations des commissions pédagogiques de la Faculté: modalités d’évaluation des connaissances et des compétences (MECC), calendrier universitaire, calendrier et composition des jurys d’examens, calendrier dérogatoire des inscriptions administratives, …
• Contrôler la régularité des actes de gestion de la scolarité, veiller à leur cohérence, conseiller sa hiérarchie et alerter sur les risques de contentieux. (fiches diplômes, RNCP, ECTS, coefficients, mutualisation, emplois du temps,…)
• Elaborer et suivre les indicateurs d’activité du service (enquêtes, tableaux de bord) et rendre compte à la direction ou aux services centraux
• Mettre en place ou contribuer à des projets interservices de la faculté, peut contribuer aux partenariats inter composantes

Activités associées

• Assurer la coordination de l’édition des diplômes et suppléments au diplôme proposés par la faculté.
• Participer aux bilans et rédaction de la nouvelle offre de formation, le cas échéant.
• Réaliser directement des opérations de gestion, plus particulièrement pour le master et la formation continue: inscription pédagogique, examens, notes, jury, relevés de notes, …
• Participer à la bonne diffusion des informations, plus particulièrement aux étudiants et aux enseignants à travers le site de la Faculté, les listes de diffusion, ainsi que la coordination de la mise à jour du livret pédagogique

Savoir sur l’environnement professionnel

• Connaître l’université et ses composantes (organisation et mode de fonctionnement)
• Connaître l’organisation des études ainsi que la réglementation et les procédures applicables au domaine de la scolarité
• Avoir une connaissance générale des techniques de gestion administrative
• Connaître le système d’information de scolarité de l’université

Savoir-faire opérationnel

• Avoir une bonne maîtrise des logiciels du domaine de scolarité: Apogée, Ametys, ADE, voire Esup-stages, eCandidat, Mon Master
• Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel) et de messagerie
• Animer et coordonner l’activité de son service en fonction du calendrier universitaire
• Structurer et rédiger un document d’information technique ou réglementaire
• Organiser le classement et la conservation des documents et informations traité.
• Comprendre et savoir s’exprimer en anglais

Savoir-faire comportemental

• Respecter la confidentialité des informations et des données
• Savoir gérer les priorités et les urgences
• Savoir s’adapter à l’hétérogénéité des interlocuteurs: étudiants, enseignants, administratifs...

Conditions particulières d'exercice

• Disponibilité pour les différentes réunions, certaines pouvant exceptionnellement se dérouler en soirée.
• Congés en fonction du calendrier universitaire: présence souhaitée en période d’examen.

Qualité de vie au travail

• Parcours d’intégration des nouveaux nommés
• Dispositif d’accompagnement des nouveaux maîtres de conférences
• Une maison dédiée aux personnels avec une offre de plus de 100 activités sportives et culturelles
• Des campus verts et écoresponsables
• Forfait mobilité durable et contribution aux frais de déplacement et de restauration
• Prise en charge partielle de la mutuelle et prestations sociales en faveur des personnels et de leur famille
• Une cellule de prise en charge des situations de violence psychologique
• Une cellule d’écoute et d’accompagnement des violences sexistes, sexuelles et homophobes

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