Responsable accueil et logistique des équipes artistiques (H/F)

Overview

Offre n° 205HZHN Responsable accueil et logistique des équipes artistiques (H/F). Pour sa 9e édition, qui se tiendra du 22 au 24 juillet 2026, la Ville de Valence recrute son/sa Responsable accueil et logistique des équipes artistiques qui fera en sorte que les artistes se sentent attendus, accueillis et accompagnés dès leur arrivée. Vous êtes à la fois organisateur, coordinateur et facilitateur, en lien permanent avec les productions, l'équipe du festival et les services de la Ville.

Rôle et missions principales :

• Gestion de l'accueil des équipes artistiques et analyse des contrats de cession, des fiches d'accueil et des riders, avec négociation avec les productions pour établir les besoins.
• Édition et envoi des feuilles de route, plannings des artistes et fiches d'accueil pour les équipes artistiques.
• Organisation de l'accueil physique des équipes artistiques et résolution des problèmes logistiques.
• Organisation et mise en place de l'espace loge, supervision des opérations de déménagement et d'installation en lien avec le régisseur de site, l'équipe du Théâtre de la Ville et le service logistique.
• Installation et préparation des espaces loges, planification du nettoyage et réaménagement.
• A l'issue du festival, inventaire et rangement du mobilier et des équipements des loges.
• Gestion des repas et de l'accueil des équipes du festival, rédaction et suivi de la consultation pour la restauration en lien avec l'administratrice du festival, mise en œuvre avec le prestataire de restauration, organisation des catering et lien avec le service mécénat autour des dons en nature faits au festival.
• Gestion des accréditations et recensement des différentes accréditations auprès des productions, des services de la ville et des équipes du festival.
• Gestion budgétaire et encadrement de l'équipe d'accueil : suivi des dépenses, planification du travail et encadrement, rédaction et suivi des consultations et demandes de devis, réception, vérification et classement des pièces comptables, travail sur le budget avec l’administratrice du festival.

Profil et qualifications

Vous disposez d'une formation supérieure en administration culturelle ou d'un parcours professionnel équivalent. Vous avez déjà participé de manière opérationnelle à l'organisation et à la gestion d'un festival ou d'un événement culturel d'envergure, idéalement dans un environnement public ou en lien avec une collectivité territoriale.

Compétences et connaissances attendues

• Connaissance des spécificités de l'organisation de festivals, notamment l'accueil d'artistes, la gestion des tournées et les exigences liées aux riders et fiches techniques.
• Maîtrise des outils bureautiques et de l'environnement informatique (Excel, Word, logiciels métiers) et aptitude au suivi administratif et organisationnel.
• Bonne compréhension du fonctionnement et du cadre juridique des collectivités territoriales.

Atouts

• Excellente organisation, capacité à planifier, anticiper et gérer plusieurs sujets simultanément.
• Relations interpersonnelles solides, capacité à instaurer un climat de confiance et à gérer des situations sensibles avec diplomatie.
• Rigueur, respect des procédures administratives, des contraintes budgétaires et des délais.
• Esprit d’équipe et capacité à coordonner et encadrer une équipe dans un environnement réactif et collaboratif.

Conditions du poste

Contractuel(le) de la fonction publique territoriale ou intermittence du 1er avril au 31 juillet. Amplitude horaire variable, notamment les jours de concerts. Travail en journée et les week-ends et jours fériés.

Rémunération

• Rémunération : selon expérience et selon les grilles de salaire de la Fonction Publique Territoriale. Contrat CDD ou CDDU.

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Administration publique générale
• LA VILLE DE VALENCE (DRÔME) se situe au centre d\'une agglomération de 227 000 habitants. Participer au développement de la Ville de Valence vous motive ? Faites partie des 1000 agents de la Collectivité qui mettent leurs compétences au service de la Ville.

Transmettre CV + LETTRE DE MOTIVATION via le site employeur. Les candidatures seront étudiées au fur et à mesure de leur arrivée.