Registrar Technician

Technicien (ne) Registrar — rejoignez‑nous au sein de la maison de vente aux enchères internationale Sotheby’s. Cette opportunité est idéale pour un(e) professionnel(le) souhaitant prendre en charge l’ensemble des aspects liés aux ventes et aux expositions, en étroite collaboration avec nos départements d’art et sites internationaux.

Ce poste consiste à réceptionner, mettre en inventaire, manipuler, installer, stocker, emballer, transférer et remettre aux clients ou transporteurs tous les lots confiés à Sotheby’s avec un excellent service et une traçabilité optimale sur 2 sites en fonction des besoins variables de l’entreprise : à Paris ou à l’entrepôt, à Gennevilliers.

Les lots confiés à Sotheby’s sont d’une grande variété et qualité : Bijoux, montres, sacs à mains, Sneakers, tableaux anciens, modernes ou contemporains, mobiliers Design ou classique, sculptures, Arts africain et d’Asie, …

Responsabilités principales

• Assurer une traçabilité optimale des objets confiés à Sotheby’s.

Traçabilité et gestion d’inventaire

• Maîtrise des outils de gestion d'inventaire et utilisation de logiciels spécialisés tels que SAP.
• Connaissance des procédures d'inventaire et techniques d’étiquetage.
• Étiqueter chaque objet avec le système de traçabilité code-barres et enregistrer les mouvements dans SAP (scan guns).
• Prise de mesures, entrée dans SAP et établissement de constats d’état conformes aux normes Sotheby’s.
• Signaler les dommages au Risk manager.
• Mettre à jour la localisation des œuvres dans le système.
• Assurer la sécurité des biens et le respect des conditions de manipulation.
• Assister le représentant du département dans la vérification des documents administratifs remis par les transporteurs/clients.

Préparation des lots

• Accueil des clients et transporteurs, prise en charge de leurs demandes en liaison avec l’équipe logistique et Post Sale Services.
• Prévenir les départements concernés (Registrars et entrepôt) de la livraison de lots.
• Gérer la tenue des lieux d’accueil et de remise des œuvres : veiller à la présentation conformément aux standards Sotheby’s.
• Réception des œuvres accompagnées de leur bon de dépôt et respect des procédures.

Gestion quotidienne des entrées et sorties

• Demande des Bons de Relâche au service administratif Post Sale Service et signature lors de la remise.
• Demander la lettre de voiture, vérifier les signatures.
• Classer les sorties pour faciliter le suivi.
• Réaliser des rapports journaliers des mouvements d’œuvres.
• Préparer et localiser les lots pour les transporteurs les jours suivants.
• Assister les clients et transporteurs pour déballages et emballages des œuvres.
• Réception et pointage des lots lors des transferts d’exposition.

Mouvement des œuvres – Art handling et tâches complémentaires

• Installer les lots dans les salles d’exposition, salle de vente, boardrooms.
• Gérer les demandes de handcarry et d’expertises.
• Gérer les demandes de photo (liste, descente et rangement).
• Gérer les présentations pour ventes privées ou RDV clients.
• Décadrer / réencadrer des œuvres pour shooting photo, cataloguing et expertise.
• Effectuer des back‑ups aux collègues, y compris sur d’autres sites en région parisienne.
• Participer aux opérations d’inventaire bi‑annuel, rangement des entrepôts et diminution du stock dormant.
• Reporter incidents/dommages aux équipes risk management.
• Aider le déplacement et la manipulation d’objets volumineux.

Dans toutes les tâches listées ci-dessus : respecter les consignes d’hygiène, sécurité et règles de manipulation des objets d’art.

Indicateurs de performance

• Respect du taux de précision de l’inventaire à 99 %.
• Respect des délais de mise en inventaire (72 h après livraison).
• Respect des délais de préparation des objets et documents pour la remise de lots.
• Force de proposition pour l’amélioration du service et des process.
• Qualité du service pour les clients internes et externes.

Compétences requises

• Anglais lu, parlé et écrit.
• Capacité à manipuler, installer, emballer et stocker des objets fragiles ou de grande valeur en respectant les normes de conservation.
• Gestion du temps et des priorités, planification et organisation des tâches d’inventaire.
• Précision et attention aux détails : saisie exacte des informations relatives aux objets, dimensions et état de conservation.
• Suivi des mouvements de stock et signalement des anomalies.
• Communication efficace avec les spécialistes, transporteurs et Service Operations.
• Discrétion et confidentialité, gestion d’informations sensibles.
• Adaptabilité aux changements de priorités et exigences d’une maison de vente internationale telle que Sotheby’s.
• Capacités relationnelles et savoir‑faire pour l’accueil de clients haut de gamme.
• Très bonne présentation et respect du dress code Sotheby’s.
• Respecter les procédures en place et proposer des améliorations.
• Maîtrise des normes de sécurité applicables à la manipulation, au stockage et au transport d’objets de valeur.

Sotheby’s applique à tous ses recrutements un principe d'égalité des chances et considère tous les candidats à un emploi sans discrimination conformément aux dispositions du Code du Travail et aux valeurs de l’entreprise.