Référent métier temps de travail médical - Logiciel Chronos F/H

Référent métier temps de travail médical - Logiciel Chronos F/H

Description du poste

La direction des affaires médicales (DAM) est la direction du siège de l’AP-HP chargé de l’élaboration et de la mise en œuvre de la politique de gestion des personnels médicaux de l’AP-HP (11 000 médecins). Cette politique s’articule sur le développement progressif d’une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences médicales répondant aux évolutions stratégiques de l’institution, en contribuant à une allocation des ressources médicales adaptée aux projets médicaux des groupes hospitaliers, dans un contexte riche et complexe du fait des différentes réformes réglementaires ayant une incidence sur la gestion du personnel médical.

Présentation de l’équipe « Gestion du temps de travail » :

L’équipe « Gestion du temps de travail », rattachée au département du statut et de la rémunération, est en charge le suivi du déploiement et de l’intégration du Logiciel de gestion du temps de travail « Chronos », ainsi que de la supervision et de la coordination du suivi du temps de travail par les GHU.

L’équipe est composée de :

1 adjoint des cadres hospitalier – Cheffe de projet MOA Chronos et responsable du bureau et 2 référents métiers chronos

Axes principaux: déploiement, évolution de l’outil, formation et accompagnement des utilisateurs, veille réglementaire.

Accompagnement fonctionnel dans la mise en œuvre des évolutions applicatives de Chronos: analyse des impacts métier des nouvelles fonctionnalités, contribution aux tests de recette, et rôle d’interface entre la maîtrise d’ouvrage (DAM) et la direction des services numériques (DSN)

Conception et préparation des sessions de formation à destination des différentes populations d’utilisateurs du logiciel Chronos au sein des groupes hospitaliers universitaires: médecins, assistants de service médical et gestionnaires-paie, en adaptant les contenus et les supports pédagogiques aux spécificités de chaque public

Animation des sessions de formation, en présentiel sur les sites hospitaliers ou à distance selon les besoins, à l’intention des nouveaux arrivants comme des utilisateurs nécessitant une mise à jour de leurs pratiques

Accompagnement de proximité des utilisateurs dans leur prise en main de l’outil: déplacements réguliers sur les sites hospitaliers des GHU de l’AP-HP pour assurer un suivi au plus près des équipes et traiter les difficultés rencontrées

Mise à jour régulière des supports de formation, guides utilisateurs et FAQ, ainsi que de l’espace collaboratif SharePoint dédié au projet, afin de garantir la mise à disposition d’une documentation de référence fiable, à jour et accessible à l’ensemble des acteurs

Participation aux instances de gouvernance du projet Chronos (comités de pilotage, comités projet, réunions de suivi avec les GHU et la DSN): préparation des éléments nécessaires, contribution aux échanges et rédaction des comptes rendus

Contribution à l’élaboration des supports institutionnels de communication relatifs au déploiement et aux évolutions de Chronos, à destination de l’ensemble des utilisateurs des GHU, des instances médicales consultatives (CME, COPS) et de la communauté médicale de l’AP-HP

Assurer, en binôme avec la cheffe de projet adjointe, la permanence d’assistance aux utilisateurs (hotline): réception des signalements d’anomalies ou de difficultés, qualification des demandes et orientation vers le niveau de support approprié (DSN, éditeur)

Contribution au paramétrage fonctionnel du logiciel Chronos et à la gestion des profils utilisateurs (création, modification, suppression), en lien avec la DSN et dans le strict respect des règles de gestion applicables au personnel médical

Veille et suivi des évolutions statutaires et réglementaires applicables au personnel médical hospitalier (organisation du temps de travail, gardes, astreintes, repos compensateurs, obligations de service): répercussion dans le paramétrage de l’outil et mise à jour des supports documentaires en conséquence

Mise en œuvre opérationnelle des paramétrages du logiciel consécutifs aux évolutions réglementaires ou aux demandes des GHU, en coordination avec la DSN

Profil recherché

• Rigueur dans le traitement des données, la gestion des droits d'accès et le suivi des paramétrages, en raison des enjeux de fiabilité du suivi du temps de travail médical
• Réactivité et disponibilité face aux sollicitations des utilisateurs et aux incidents applicatifs, dans un contexte de déploiement actif sur l'ensemble des GHU
• Qualités relationnelles et pédagogiques affirmées, indispensables à l'animation des formations et à l'accompagnement d'une communauté d'utilisateurs diversifiée (praticiens, gestionnaires, personnels de secrétariat médical)
• Connaissance de l'organisation et des règles de gestion du personnel médical hospitalier (statuts, obligations de service, organisation du temps de travail)
• Connaissance, ou forte appétence pour l'acquisition rapide, des règles régissant l'organisation du temps de travail médical (gardes, astreintes, repos de sécurité, compte épargne-temps) et de leur traduction dans les outils de gestion
• Connaissance du cadre réglementaire applicable aux personnels médicaux hospitalier
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et aisance dans l'utilisation de logiciels de gestion institutionnelle; la connaissance de HR Access constitue un atout. La maîtrise de SharePoint et des outils collaboratifs de la suite Microsoft 365 est appréciée.

Vos avantages à l'AP-HP

• Une procédure d’intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté
• 15 jours de RTT avec un horaire en 7h30, 25 jours de congés annuels
• 75 % du NAVIGO remboursé
• Accès aux activités sociales et culturelles de l’AGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs …) et aux réductions de HOPTISOINS
• Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement.

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Paris (75)

Ville

Siège de l'AP-HP

Service d'affectation

Département du statut et de la rémunération - Gestion du temps de travail