Réceptionniste H/F - Receptionnist

Responsibilities

Le/La Réceptionniste H/F assure d’une part à organiser l’accueil des personnes extérieures dans les meilleures conditions (Clients, invités, stagiaires, nouveaux embauchés, téléphone, etc.), d’autre part à fluidifier les process internes interservices liés au site de Châtillon (utilisation des salles de réunions, véhicules, fournitures, courrier, affichages etc).

• Il/Elle gère une partie de la communication interne : transmet des courriels, orientation des clients et fournisseurs vers les bons interlocuteurs et services.
• Il/Elle aide et coordonner les entrées et sorties des personnes en interne et celles des visiteurs en veillant à former et faire respecter les procédures de sécurité.
• Il/Elle assure la réception, le tri, l’envoi et la distribution du courrier.
• Il/Elle supporte la recherche de nouveaux fournisseurs/prestataire et leur intégration dans SAP afin de passer des commandes.
• Il/Elle accompagne tout collègue et salarié dans la gestion des formations, visites, entretiens et intégration de nouveaux entrants sur le site (repas, taxis, restaurants, réservations diverses, accueil sécurité,…).
• Il/Elle contribue au maintien d’un environnement des salles de réunions ordonnées et bien organisées et la gestion efficace des achats/approvisionnements des fournitures de bureau.
• Il/Elle apporte son support actif à la préparation et au déroulement d’évènements organisés sur site
• 2 ans dans un poste d’assistanat, accueil ou similaire
• Maitrise des outils informatique (Teams, Outlook, Excel, Word)
• Niveau d’anglais intermédiaire (B1)
• BTS ou DUT Assistant Administratif, MCO ou Commerce ou autre niveau équivalent à Bac +2

Overview

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Responsibilities

Le/La Réceptionniste H/F assure d’une part à organiser l’accueil des personnes extérieures dans les meilleures conditions (Clients, invités, stagiaires, nouveaux embauchés, téléphone, etc.), d’autre part à fluidifier les process internes interservices liés au site de Châtillon (utilisation des salles de réunions, véhicules, fournitures, courrier, affichages etc).

• Il/Elle gère une partie de la communication interne : transmet des courriels, orientation des clients et fournisseurs vers les bons interlocuteurs et services.
• Il/Elle aide et coordonner les entrées et sorties des personnes en interne et celles des visiteurs en veillant à former et faire respecter les procédures de sécurité.
• Il/Elle assure la réception, le tri, l’envoi et la distribution du courrier.
• Il/Elle supporte la recherche de nouveaux fournisseurs/prestataire et leur intégration dans SAP afin de passer des commandes.
• Il/Elle accompagne tout collègue et salarié dans la gestion des formations, visites, entretiens et intégration de nouveaux entrants sur le site (repas, taxis, restaurants, réservations diverses, accueil sécurité,…).
• Il/Elle contribue au maintien d’un environnement des salles de réunions ordonnées et bien organisées et la gestion efficace des achats/approvisionnements des fournitures de bureau.
• Il/Elle apporte son support actif à la préparation et au déroulement d’évènements organisés sur site

Experience (requis)

• 2 ans dans un poste d’assistanat, accueil ou similaire
• Maitrise des outils informatique (Teams, Outlook, Excel, Word)
• Niveau d’anglais intermédiaire (B1)

Diplôme (requis)

• BTS ou DUT Assistant Administratif, MCO ou Commerce ou autre niveau équivalent à Bac +2

Responsable d’un budget

• Gestion du budget des fournitures/papeteries sous supervision du service

Experience (required)

• 2 years in an assistant position, reception or similar Good knowledge of computer tools (Teams, Outlook, Excel, Word) Intermediate level of English (B1)

Education (required)

• Diploma level Baccalaureate +2 (BTS or DUT Administrative Assistant, MCO or Commerce or other level equivalent to Bac +2)

Budgetary Responsibility

• Finance/ Management of the supplies budget under the supervision of the Finance Department

Receptionist M/F responsibilities (English)

The Receptionist M/F ensures on one hand to organize the reception of external people in the best conditions (Customers, guests, interns, new hires, telephone, etc.), on the other hand to streamline the internal interdepartmental processes related to the Châtillon site (use of meeting rooms, vehicles, supplies, mail, posters, etc.).

• He/She manages part of the internal communication transmits emails, directs customers and suppliers to the right contacts and departments.
• He/She helps and coordinates the entrances and exits of people internally and those of visitors by ensuring that safety procedures are trained and respected.
• He/She is responsible for receiving, sorting, sending and distributing mail.
• He/She supports the search for new suppliers/service providers and their integration into SAP in order to place orders.
• He/She accompanies all colleagues and employees in the management of training, visits, interviews and integration of new entrants to the site (meals, taxis, restaurants, various reservations, security onboarding).
• He/She contributes to the maintenance of an orderly and well-organized meeting room environment and the effective management of the procurement/supply of office supplies.
• He/She provides active support in the preparation and conduct of events organized on site.