RAF PEERS (H/F)

Basé au bureau de coordination du projet PEERS à Paris, le/la Responsable Administratif et Financier prendra en charge la gestion du contrat bailleur, des finances, de l'administration, de la logistique et des achats en collaboration avec les partenaires de mise en œuvre (ADEA et EDUFI). Il/elle supervisera également spécifiquement le contrat de financement d'Expertise France avec l'Union européenne. Ses principales missions consisteront à établir un cadre efficace pour assurer la conformité, gérer la planification financière, superviser les activités administratives et appuyer l’équipe administratif et financier dans les tâches quotidiennes. Cette équipe se compose d’une assistante de projet basée au siège, de deux membres du personnel support situés dans les bureaux de coordination à Arusha (Tanzanie, siège de la Communauté des États d'Afrique de l'Est) et à Abuja (Nigeria, siège de la CEDEAO), qui seront à recruter dans la prochaine année, d’un Responsable Financier au sein de l’ADEA et d’un Responsable Finances et Logistique chez EDUFI.

Il/elle jouera également un rôle de conseil stratégique auprès de la Cheffe de projet, en anticipant les risques financiers, opérationnels et administratifs liés à la mise en œuvre du budget et du contrat, et en proposant des solutions adaptées. Dans le contexte de la revue stratégique du projet, il/elle contribuera directement à la préparation et à la sécurisation de toute évolution contractuelle, notamment à la révision du budget, du plan de financement et des dispositions contractuelles et partenariales associées.

Placé sous l'autorité du Chef de projet au bureau de coordination PEERS à Paris (Gare de Lyon), il/elle assumera les responsabilités principales suivantes :

Responsabilité 1 : Gestion du contrat de financement

• Piloter, sur les volets financiers et contractuels, la préparation des éventuels amendements au contrat de financement avec l’Union européenne, en étroite coordination avec la Cheffe de projet, les partenaires de mise en œuvre et les services concernés du siège d’Expertise France.
• Traduire les évolutions programmatiques du projet en implications budgétaires et contractuelles : réallocations entre lignes, évolution des coûts de personnel projet, calendrier de mise en œuvre, révision des accords partenaires et préparation des annexes financières nécessaires.
• Superviser le contrat bailleur, en assurant la conformité avec les procédures d'Expertise France et les exigences de l'UE (pour EF, ADEA et EDUFI).
• Suivre et gérer le budget global du projet, identifier les écarts et proposer des ajustements si nécessaire.
• Préparer les rapports financiers bailleurs avec l’appui de l’équipe projet et siège.
• Identifier et atténuer les risques associés à la mise en œuvre du contrat bailleur, y compris les risques financiers, opérationnels et de conformité.
• Assurer la rigueur et la conformité des pièces justificatives (dépenses, paiements, marchés) en vue des rapports et audits bailleur.
• Superviser et appuyer si besoin la bonne gestion des subventions des partenaires, en garantissant la conformité et un reporting précis.
• Préparer et faciliter les audits.

Responsabilité 2 : Finance

• Appuyer la Cheffe de projet dans le processus de gestion globale, mise en œuvre et planification du budget EF et la conseiller sur les stratégies de dépenses et de gestion financière.
• Produire les analyses et scénarios financiers nécessaires aux arbitrages stratégiques du projet et éclairer les décisions de la Cheffe de projet et du consortium sur la soutenabilité financière des différentes options de mise en œuvre.
• Fournir régulièrement une perspective financière précise du projet.
• Consolider et analyser les rapports financiers pour toutes les composantes du projet, dans le respect des échéances et des engagements contractuels.
• Superviser les mouvements de fonds, la gestion de la trésorerie, les transactions bancaires et les transferts, au-delà de l'ensemble des contrôles internes.

Responsabilité 3: Administration

• Assurer un cadre administratif fluide et conforme à tous les niveaux du projet, grâce à des contrôles internes solides et à des rapports, une coordination efficace entre les partenaires de mise en œuvre et des audits internes.
• Veiller à ce que tous les accords nécessaires pour les activités du projet (y compris l'exemption de TVA) soient en place et se tenir informé des règles et règlements administratifs relatifs aux activités d'EF.
• Appuyer le processus d’ouverture des bureaux de coordination à Arusha (Tanzanie - siège de la Communauté des Etats d’Afrique de l’Est).
• Gérer la rédaction et le suivi des accords de partenariats avec toutes les institutions partenaires du projet.

Responsabilité 4: Logistique et Achats

• Coordonner l’appui aux achats et aux aspects logistiques du projet, y compris la gestion des informations et la maintenance associée, les demandes de devis, le contrôle de qualité et le respect des procédures établies.
• Superviser la bonne application des procédures de passation de marché, en lien avec les services d’appui concernés (DAJ, CCA)

Responsabilité 5: Coordination et appui

• Coordonner et appuyer l'équipe des Services de Support, que ce soit à travers un lien fonctionnel : 3 Assistants de projet (une assistante de projet basée à Paris et un.e assistant.e de projet dans chacun des deux pays d'implémentation), 1 Responsable Financier au sein de l’ADEA et 1 Responsable Finances et Logistique chez EDUFI).
• Assurer une coordination étroite avec les partenaires de mise en œuvre sur les sujets logistiques, financiers et administratifs et assurer une communication proactive avec toutes les parties prenantes concernées.
• Assurer la liaison avec le bailleur, notamment en ce qui concerne les questions de conformité, de rapport, de paiements et d'audit.