[PSP / GHC]Secrétaire (F/H) Médecine du travail SMST GHS

La/Le secrétaire est un référent opérationnel dans le service de Médecine et Santé au Travail pour les établissements du GHS et pour certains dossiers transversaux.

Il/Elle est placé(e) sous la responsabilité opérationnelle de l'encadrement médical de l'équipe et sous la responsabilité hiérarchique du cadre de santé du service. Il/Elle est placé(e) sous la responsabilité fonctionnelle du médecin cheffe de service.

Il/Elle collabore avec l'équipe médicale, l'infirmier du service et en transversal HCL.

Constitution de l'équipe du GHS : 4 médecins, 5 infirmiers, 3 secrétaires, 2 psychologue, 1 cadre de santé.

Les missions

• Gestion des agendas des médecins : prise de rendez-vous et organisation de réunions;

• Gestion des appels téléphoniques;

• Gestion de la messagerie électronique du service;

• Gestion des courriers reçus ou à émettre (tri, frappe, mise en forme, etc.);

• Suivi de demandes diverses (petits travaux, commande de fournitures et matériels, etc.);

• Frappe ou mise en forme de lettres types, comptes rendus, diapositives, cours et protocoles, etc.

• Accueil présentiel et téléphonique des agents, et leur orientation avec diffusion d'informations d'ordre général;

• Gestion des convocations pour les visites à caractère obligatoire;

• Aide à la préparation des campagnes de prévention avec création d'affiches;

• Saisie de données.

Qualifications

• Etre titulaire d'un diplôme de secrétariat;

• Expérience souhaitée.

Compétences

• Sens de l'accueil - Disponibilité, capacité d'écoute;

• Sens du travail en équipe - Capacité à transmettre les informations;

• Capacité à répondre à une diversité de demandes simultanées;

• Prise d'initiatives dans le périmètre de la fonction et des responsabilités;

• Maitrise du Pack Office indispensable.

Savoir être

• Communication mesurée et adaptée au contexte et aux interlocuteurs;

• Aptitude aux relations humaines : médiation, gestion du stress et maitrise de soi;

• Sens de la hiérarchie, des responsabilité et de l'exemplarité;

• Autonomie et capacité d'initiatives dans le périmètre du poste.

Conditions

• Poste à temps plein en 37h30 par semaine, classé à repos fixes, sans télétravail et soumis au pointage; donnant droit à 28 CA + 15 RTT sur le base d'une année pleine.

• Affectation GHS - Déplacements possibles sur les différents établissements HCL;

• Amplitude horaire 8h-17h, adaptable à l'organisation du travail et aux contraintes liées à l'activité;

• Modifications de planning en interne : pas de suppléance extérieure à l'équipe;

le poste est à pourvoir en CDD