PREF 21 - Secrétariat particulier de la Secrétaire Générale Adjointe (SGA) (H/F)

Vos activités principales

Le/la secrétaire particulier(e) assiste la Secrétaire Générale Adjointe dans l'organisation quotidienne et matérielle de son travail. Ses principales activités sont les suivantes :

1. Point d’entrée des contacts de la SGA : échanges de 1er niveau, mise en place d’un annuaire thématique, mise à jour régulière des contacts.
2. Rationaliser la gestion de l’agenda en veillant à une planification cohérente des rendez‑vous, visites et réunions avec les déplacements induits.
3. Anticiper la constitution des dossiers et s'assurer auprès des services compétents que la SGA dispose en temps utile d’un dossier complet et/ou des éléments nécessaires aux visites, rendez‑vous et réunions.
4. Gérer le courrier (courrier départ/arrivée) et la messagerie électronique (boite fonctionnelle).
5. Assurer la dactylographie des courriers et constituer des dossiers administratifs (synthèse de documents).
6. Traiter les dossiers ponctuels et assurer le suivi des affaires réservées.
7. Assurer l'accueil physique lors des réunions et téléphonique.
8. Assurer les réservations d’hôtel et de restaurants et veiller à un suivi des frais de déplacements/représentation/résidence.

Vos activités secondaires

Constituer un binôme opérationnel avec la secrétaire de Direction du Secrétariat général pour assurer la continuité du service (prise de relais en cas d’absence de son assistante).

Spécificités du poste/Contraintes/Sujétions

• Disponibilité, réactivité, adaptation à l'actualité.
• Amplitude large des horaires / Heures supplémentaires rémunérées possibles, en accord avec la hiérarchie.
• Organisation en binôme avec l’assistante du secrétaire général notamment pour les absences et congés.

Conditions particulières d'exercice

Votre environnement professionnel :

• La direction des collectivités locales et des élections.
• La direction de l’immigration et de la nationalité.
• La direction de la coordination des politiques publiques et de l’appui territorial.
• La cellule régionale de la performance.
• Le pôle d'appui juridique de la police administrative.
• Le référent départemental fraude.

Composition et effectifs du service : voir point ci-dessus sur les activités du service.

Liaisons hiérarchiques : La Secrétaire Générale adjointe.

Liaisons fonctionnelles : Nombreux interlocuteurs en particulier les secrétariats particuliers :

• Secrétariat général.
• Secrétariat général pour les affaires régionales.
• Directions départementales interministérielles.
• Ministère de l'intérieur.
• Secrétariats généraux des préfectures du Doubs, du Jura, de la Nièvre, de la Haute‑Saône, de la Saône et Loire, de l'Yonne et du Territoire de Belfort.
• Directeurs de la Préfecture.
• Cabinet du préfet.
• Partenaires extérieurs (élus, entreprises, associations, chambres consulaires…)

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques

• Avoir des compétences en informatique.
• Bureautique : niveau maîtrise requis.
• Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise requis.
• Avoir des compétences budgétaires et comptables : niveau pratique à acquérir.
• Connaître les règles du protocole : niveau maîtrise à acquérir.

Savoir-faire

• Savoir s'organiser : niveau maîtrise requis.

Savoir-être

• Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis.
• Savoir accueillir : niveau pratique requis.
• Savoir communiquer : niveau maîtrise à acquérir.
• Savoir s'adapter : niveau maîtrise requis.

Durée attendue sur le poste : de 2 à 5 ans.

Vos perspectives : Poste très polyvalent avec une pluralité d’acteurs, qui apporte une connaissance approfondie de l’environnement professionnel, de l’organisation et des missions des services de l’État dans le département. Ce poste est une excellente préparation aux examens professionnels.

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