Officier d’état civil Hôtel de Ville (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Situation hiérarchique
L'agent est placé sous la responsabilité du directeur des services à la population.
Finalités
La direction regroupe les services d'accueil (mairie centrale et annexe) et l'état civil.
Missions principales
Sous l'autorité du directeur, l'agent assure le traitement prioritaire des demandes liées aux activités de guichet d'état civil (délivrance d'actes, attestations d'accueil, livret de famille, recensement militaire, etc.) et gère l'activité relative aux cartes nationales d'identité et passeports.
Activités principales
• Gestion CNI – Passeports : réception, instruction et suivi des dossiers (recueil, remise, destruction des titres non réclamés). Organisation des déplacements à domicile (réservation du dispositif mobile, coordination avec la mairie déléguée). Élaboration de statistiques (délais, délivrance). Gestion des rendez-vous via RDV360 (vérification doublons, mise à jour planning, adaptation selon période/ effectifs).
• Recensement militaire : instruction des demandes, délivrance des attestations, information sur la journée de défense et citoyenneté, mise à la signature des parapheurs.
• Attestations d'accueil : contrôle de la complétude des dossiers, vérification des capacités d'accueil, notification des décisions.
Activités complémentaires
• Accueil du public : réception et instruction de diverses demandes (duplicatas de livret de famille, certificats de vie, attestations de vie commune, listes électorales). Certification de signatures et copies conformes. Renseignement du public au guichet, par téléphone ou courriel. Délivrance des actes d'état civil (guichet, courrier, internet, Comedec). Enregistrement des naissances, reconnaissances, changements de nom. Archivage des dossiers.
• Mentions et rectifications d'état civil : exécution des instructions du procureur, tribunal ou officiers d'état civil (rectifications, nationalité, adoption). Rédaction des mentions en marge des actes (décès, mariage, changement de nom, reconnaissance). Transmission au procureur pour rectifier un acte erroné. Traitement des demandes notariales (succession, acte de notoriété).
Le principe de continuité du service public doit être respecté, avec relais entre agents en cas d'absence prolongée.
Liaisons fonctionnelles

PROFIL RECHERCHÉ :

Compétences
Techniques :
• Connaître le cadre juridique et réglementaire du domaine d'activité, maîtriser l'information générale relative à l'état civil (IGREC) et la réglementation sur le nom de famille et la filiation.
• Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique.
• Connaître le cadre juridique et réglementaire des collectivités.
• Capacité à travailler en équipe.
• Faire preuve de rigueur et d'organisation.
• Maîtriser l'outil informatique.
Relationnelles
• Faire preuve d'aisance dans la communication et les relations avec les usagers, partenaires, élus, etc.
• Faire preuve de discrétion.
• Posséder un esprit critique et synthétique.