Officier d'état civil - Agent d'accueil (H/F)

Mission 1 : Accueil et information du public

Accueillir le public avec amabilité

Prendre des messages

S'exprimer clairement et reformuler les demandes

Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques

Appliquer les règles de communication et de protocole

Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous

Mettre en relation des correspondants

Gérer les situations de stress et savoir réguler les tensions avec les usagers

Réagir avec pertinence aux situations d'urgence

Conserver neutralité et objectivité face aux situations

Adapter son intervention aux différents publics

Mission 2 : Gestion des dossiers et des actes d'état civil

Renseigner sur les services de l'état civil

Expliquer les modalités et procédures nécessaires à l'obtention d'un acte d'état civil

Recevoir et prendre acte des déclarations relatives à l'état civil

Vérifier les conditions règlementaires relatives à l'instruction des demandes et l'authenticité des documents fournis

Établir les différents actes d'état civil

Garantir la confidentialité et l'authenticité des actes reçus et transmis

Rédiger des courriers liés à l'état civil

Mission 3 : Tenue administrative des registres d'état civil

Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits

Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés

Contrôler l'élaboration des extraits de registre

Apposer et rendre public les mentions marginales

Participer à la sécurisation et à la préservation physique des registres

Mission 4 : Gestion des mariages, PACS, baptême républicain

Accueillir et renseigner les usagers

Contrôler la constitution du dossier lors du dépôt de ce dernier

Préparer les célébrations et transmettre les informations à l'élu en charge de la cérémonie

Mission 5 : Opérations funéraires et gestion du cimetière

Accueillir et renseigner les familles

Proposer et délivrer les concessions

Délivrer les autorisations funéraires nécessaires après contrôle du dossier fourni

Connaître les procédures de reprise de concessions temporaires et perpétuelles et savoir les mettre en pratique

Veiller à la bonne gestion des dossiers funéraires

Mission 6 : Activités annexes en lien avec l'état civil

Suivi du recensement militaire : organiser la constitution et le suivi des listes du recensement ; organiser la transmission des documents au bureau du service national

Délivrance de documents : attestation d'accueil, livret de famille, certificat de domicile, certificat de vie, déclaration de meublés de tourisme,.

Formation et transmission de savoirs entre officiers d'état civil au sein de l'équipe

Mission 7 : Instruction des titres sécurisés

Accueil physique et téléphonique du public

Gestion des rendez-vous pour les dépôts de dossiers

Instruction des dossiers de CNI-passeports et remise des titres

Conditions d'exercice

Temps complet

Horaires : 8h15-12h00/ 13h15-17h00 tous les jours

+ 1 samedi sur 2 le matin uniquement (voir plus en fonction des besoins)

Matériel utilisé : Bureautique, suite Microsoft Office, Logiciels de gestion des relations avec les citoyens (E-Magnus), COMEDEC

Travail en bureau et guichet d'accueil

Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public

Devoir de confidentialité

Rémunération statutaire de la grille d'adjoint administratif + régime indemnitaire (IFSE et CIA) + NBI

14 RTT

Prise en charge de l'abonnement transports en commun à hauteur de 75% et d'un forfait mobilités durables jusqu'à 300 euros annuels (prestations cumulables),

d'une participation financière de l'employeur à la mutuelle santé (30€ par mois) et à la prévoyance (50%), des titres restaurant d'un montant de 8,00 €, avec participation employeur de 60%, de nombreuses prestations d'actions sociales par le CNAS