Officier d’État Civil – Agent administratif chargé d’accueil (H/F)

Officier d’État Civil – Agent administratif chargé d’accueil (H/F)

Gif-sur-Yvette, une ville proche de Paris où il fait bon vivre et travailler.

Ville de plus de 23 000 habitants, 9 groupes scolaires, 2 collèges, 1 lycée, 9 complexes sportifs, de grandes écoles (CentraleSupélec, ENS Paris-Saclay) et de prestigieux établissements scientifiques. Commune implantée au cœur du Parc naturel régional de la Haute Vallée de Chevreuse, située à 20 km au sud de Paris, accessible en transports en commun (RER B et plusieurs lignes de bus). Rejoindre Gif-sur-Yvette, c’est intégrer une ville dynamique en pleine évolution qui propose un panel de métiers dans différents secteurs comme la petite enfance, l'animation, le médico-social, le bâtiment, la voirie, la sécurité, les finances, le sport, la culture, l'état civil...

Missions principales :

• Instruction, constitution et délivrance des actes,
• Mise à jour des registres : transcriptions, avis de mention,
• Réponses COMEDEC,
• Livret de famille,
• Assister les élus lors des cérémonies de mariage.

Funéraire :

• Vente et renouvellement de concessions,
• Avis de décès,
• Réponses de premier niveau aux opérateurs funéraires et aux familles.

Missions secondaires :

• Accueil et renseignement du public en matière de vie citoyenne : état civil, titres, élections, cimetières…,
• Gestion des dossiers biométriques (CNI et passeports),
• Attestations d’accueil,
• Inscriptions sur les listes électorales,
• Légalisation de signatures, certification conforme pour l’étranger,
• Recensement militaire,
• Démarches diverses.

Accueil général et téléphonique de la mairie :

• Délivrance de l’information de premier niveau, dans le respect des techniques d’écoute et d’accueil,
• Orientation vers les services compétents pour les demandes spécifiques,
• Renseignements divers.

Savoir-faire / compétences techniques :

• Maîtrise et respect des procédures de travail, des logiciels et des outils bureautiques utilisés dans le service,
• Qualités rédactionnelles.

Savoir-être :

• Sens de l’accueil et aisance relationnelle,
• Esprit d’équipe et polyvalence,
• Organisation, rigueur, ponctualité, respect des délais,
• Disponibilité.

Spécificités du poste :

• La saisie des dossiers ainsi que la remise des documents biométriques nécessitent une habilitation préfectorale,
• La signature liée à la délivrance des actes d’état civil nécessite une délégation du maire qui ne peut être attribuée qu’aux agents titulaires,
• Transversalité avec les services ressources, pour garantir la qualité de l’information délivrée en accueil,
• Rotations régulières entre la mairie principale, la mairie annexe de Chevry et la mairie annexe de Moulon,
• Sur sollicitation du chef de service, participer à la préparation des scrutins (samedi et dimanche d’élection compris),
• Les présences le samedi matin et sur les cérémonies le samedi après-midi sont ponctuelles et organisées dans un règlement interne annexe.

Post :

• Poste à temps complet à pourvoir le 1er décembre 2026 ; recrutement par voie statutaire,
• Cadre d’emplois des adjoints administratifs (catégorie C).

Politique ressources humaines attractive :

• Rémunération statutaire + régime indemnitaire + 13e mois
• 25 jours de congés annuels + 16,5 RTT + 1 ou 2 jours de fractionnement
• Commune adhérente au Comité National d’Action Sociale (CNAS) : service de billetterie réduit (cinéma, spectacles, sorties culturelles, loisirs...), Amicale du personnel
• Participation aux frais de centres de loisirs, séjours vacances
• Politique d’accompagnement des agents
• Possibilités de formation aux nouvelles dispositions réglementaires et aux nouvelles procédures
• Participation à la prévoyance
• Participation à la mutuelle