Office Manager Junior H/F

Au sein d'un cabinet d'expertise comptable, l'Office Manager Junior est le pilier administratif et organisationnel de la structure. En lien direct avec l'expert-comptable et les équipes de collaborateurs, il/elle assure la bonne marche quotidienne du cabinet, de l'accueil des clients à la gestion des documents administratifs, en passant par la facturation et le suivi des prestataires.

MISSIONS & RESPONSABILITÉS

Organisation & Gestion administrative

• Assurer la gestion des plannings des collaborateurs (prise de RDV, absences, congés, etc.)
• Planifier et coordonner les réunions internes et externes
• Assurer la bonne tenue des dossiers administratifs du cabinet
• Organiser et superviser le traitement du courrier entrant et sortant
• Préparer et suivre les documents administratifs liés à l'activité (lettres de mission, contrats, etc.)

Accueil, relation clients & prestataires

• Accueillir les clients et visiteurs, en personne ou par téléphone
• Passer et recevoir les appels téléphoniques aux clients et assurer le suivi des échanges
• Gérer les relations avec les prestataires externes (fournisseurs, services de maintenance, etc.)
• Assurer la gestion quotidienne des fournitures de bureau et des équipements

Gestion documentaire & signature électronique

• Envoyer les documents aux clients pour signature électronique et suivre leur retour
• Préparer, envoyer et suivre les lettres de mission, mandats et autres documents à l'arrivée d'un client
• Effectuer les dépôts juridiques sur le site de l'INPI

Facturation & suivi financier

• Émettre et suivre les factures clients
• Effectuer le suivi des règlements et des relances en cas d'impayés

Ressources humaines (soutien administratif)

• Saisir les variables de paie sur le logiciel dédié
• Mettre à jour les contrats de travail

PROFIL RECHERCHÉ

Formation

• Bac+2 minimum : BTS Assistant de Manager, BTS Gestion de la PME, DUT GEA ou équivalent

Compétences techniques

• Maîtrise des outils informatiques

Qualités personnelles

• Sens de l'organisation et rigueur dans le suivi des dossiers
• Discrétion et respect de la confidentialité (données clients, données sociales)
• Autonomie, polyvalence et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
• Réactivité et capacité d'adaptation dans un environnement dynamique