Office manager Junior bilingue FR-UK en cabinet d'avocat

ASCALIUM, spécialiste du recrutement pour les cabinets d'avocats, recrute un-e Office Manager bilingue dans le cadre d'une création de poste à Paris 17ème.

Présentation du cabinet
Notre client est un cabinet d'avocats à taille humaine, composée d'un associé, quatre collaboratrices et trois juristes, intervenant en droit pénal international

Mission principale
L'Office Manager/PA assure la gestion administrative, organisationnelle et logistique du cabinet. Il ou elle veille au bon fonctionnement quotidien de la structure et garantit un environnement de travail optimal pour l'associé et l'ensemble des collaborateurs.

Responsabilités et activités
Gestion financière et budgétaire

• Suivi de la facturation clients en lien avec les avocats
• Gestion des notes de frais
• Suivi des paiements fournisseurs
• Appui à la comptabilité courante et relations avec l'expert-comptable

• Supervision de l'accueil physique et téléphonique
• Gestion du courrier entrant et sortant
• Tri, classement, archivage des dossiers
• Organisation et suivi des agendas
• Coordination des déplacements professionnels et organisation des réunions
• Gestion des fournitures de bureau et des commandes

• Formation supérieure (Bac+3 minimum) en gestion, administration ou management
• Une formation juridique est un plus

• Expérience significative de 3 à 5 ans minimum sur un poste similaire
• Idéalement dans un cabinet d'avocats, une étude notariale ou un environnement professionnel exigeant

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, notamment Excel)
• Connaissance des logiciels de gestion (Zlawyer, Clockify, Notion)
• Maîtrise des outils de communication digitale
• Anglais professionnel

• Rigueur et organisation : capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle et à prioriser
• Autonomie : capacité à prendre des initiatives et à gérer les imprévus
• Diplomatie : excellentes qualités relationnelles et de communication
• Réactivité : capacité d'adaptation et gestion du stress
• Sens de l'anticipation : force de proposition pour améliorer les processus