Office Manager H/F

Fondée en 1989 par Philippe JOURNO, la Compagnie de Phalsbourg est un leader de l’immobilier commercial et urbain en France. Réputée pour son esprit d’innovation et son audace architecturale, l’entreprise conçoit des projets d’exception alliant excellence, créativité et durabilité. Avec des réalisations emblématiques comme L’Atoll à Angers, Waves à Metz et The Village Outlet à Lyon, la Compagnie réinvente les entrées de ville et crée des espaces de vie uniques. Elle développe des quartiers mixtes, des centres commerciaux de nouvelle génération, des hôtels de prestige et des bureaux iconiques. Son objectif : créer des lieux inspirants et durables, à forte valeur ajoutée pour les territoires et leurs habitants. Passionnée par l’innovation et la belle architecture au service de ses clients, la Compagnie de Phalsbourg recherche des talents qui partagent ses valeurs d’excellence.

Nous recherchons une personne incarnant l’élégance, la fiabilité et le sens du service pour devenir l’un des premiers visages de la Compagnie de Phalsbourg au sein de notre siège situé Place Vendôme.

Un rôle clé, mêlant accueil haut de gamme, organisation interne et coordination opérationnelle dans un cadre unique.

Missions principales :

Accueil haut de gamme

·        Offrir un accueil physique et téléphonique irréprochable, alliant professionnalisme, discrétion et élégance ;

·        Gérer les arrivées des visiteurs, partenaires et clients en étroite coordination avec le back office du PDG;

·        Garantir un espace d’accueil impeccable, raffiné et parfaitement aligné avec l’image de l’entreprise.

Gestion du bureau & organisation du siège

·        Assurer l’ouverture quotidienne du site et veiller au bon fonctionnement des installations ;

·        Superviser les équipements et les approvisionnements des espaces communs ;

·        Gérer les commandes de fournitures et maintenir un stock optimal ;

·        Garantir la tenue irréprochable des salles de réunion et des espaces de vie ;

·        Collaborer quotidiennement avec les équipes internes afin d’assurer une organisation fluide et efficace du siège.

Gestion administrative & logistique

·        Traiter le courrier et les colis, incluant les envois recommandés avec AR et la transmission des accusés au service juridique ;

·        Organiser les déplacements professionnels (hôtels, trains, avions, taxis) pour les équipes ;

·        Réaliser diverses tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement du bureau.

Appui aux événements internes

·        Participer à la préparation et au bon déroulement des événements internes, dans un esprit convivial et professionnel.

Support à l’intendance

•    Gérer les équipements du site au quotidien : fontaines à eau, machines à café et autres installations, en s’assurant de leur bon fonctionnement et en coordonnant les réparations si nécessaire ;

•    Assurer le suivi administratif : traitement des devis, bons de commande, validation et suivi des factures liées aux prestataires et aux travaux du site ;

•    Apporter un soutien ponctuel sur tout autre aspect de l’intendance lorsque quelque chose ne fonctionne plus ou nécessite une intervention rapide.

Profil recherché :

•   avec une première expérience réussie en office management, gestion administrative ou coordination opérationnelle ;

•    Une expérience en environnement premium ou luxe est un atout important ;

•    Excellentes compétences relationnelles et sens aigu de la représentation ;

•    Rigueur, sens de l’organisation, autonomie et grande fiabilité ;

•    Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément et à prioriser efficacement ;

•    Maîtrise des outils du Pack Office.