Lyon 1 Université - Gestionnaire de scolarité et formation professionnelle (H/F)

Assurer la gestion administrative et pédagogique des formations professionnelles, incluant :

• La scolarité des Diplômes Universitaires (DU- DIU) et autres certifications
• La contractualisation et le suivi des participants en formation continue (inscriptions, conventions, facturation, vérification de la soutenabilité financière).

Activités principales :

Gestion des inscriptions et de la scolarité

• Accueillir et informer les candidats (présentiel, mail, téléphone).
• Vérifier les pièces administratives et la conformité des dossiers de candidatures.
• Saisir et mettre à jour les données dans les outils de gestion (ex. CAND&PREINS, APOGEE, logiciels internes, …).
• Assurer la modélisation des diplômes en lien avec la cellule APOGEE avant relecture par le RP.
• Assurer la logistique des formations (réservations, pauses, fournitures, reprographie, etc.).
• Suivre l’assiduité.
• Organiser les sessions d’examens et suivre les évaluations conformément aux maquettes.
• Éditer les documents officiels (certificats, relevés de notes, attestations, diplômes).

Contractualisation et suivi administratif en FP :

• Établir les devis, conventions de formation et/ou contrats (entreprise, financeur, participant).
• Contrôler les effectifs et la soutenabilité financière des inscriptions (cohérence entre devis, conventions et factures).
• Gérer administrativement les sessions de formation (convocations, pré-tests, post-tests, enquêtes).
• Préparer les éléments de préfacturation en lien avec le PGF FC (dépôts des éléments sous FRAC).
• Interface avec les acteurs internes et externes.
• Travailler en étroite collaboration avec les responsables pédagogiques, ingénieurs de formation, enseignants et intervenants.
• Échanger et traiter les dossiers avec les entreprises, OPCO, financeurs publics.
• Contribuer aux réponses à appel à projets (FIF PL) : CV formateurs, QCM, moyens pédagogiques.
• Participer à la gestion financière en lien avec le PGF, la DAJI et l’agence comptable.
• Gérer et transmettre au PGF FC les éléments de gestion (certificats d’organisation, services faits).

Suivi qualité et reporting :

• Garantir la conformité réglementaire (formation continue, alternance, conventions partenariat).
• Assurer un contrôle interne pour vérifier la fiabilité des données.
• Contribuer à la mise en œuvre des procédures qualité (HCERES, certification Qualiopi, D²OF).
• Produire des tableaux de bord et indicateurs (inscriptions, recettes, suivi des conventions).
• Assurer le suivi des enquêtes de satisfaction en lien avec le service dédié (ICAP).

Activités complémentaires :

• Collaborer avec le service de la communication pour assurer la promotion des diplômes et des formations qualifiantes.
• Mise à jour de l’offre de formation, création de supports, réalisation de mailings ciblés.

Logiciels ou matériels spécifiques utilisés :

Apogée, FCA Manager