Legal Secretary

Practice Group / Department: Head of Banking & Finance

Mission principale du poste

• Secrétariat
  • Gérer quotidiennement les e-mails, les appels téléphoniques, les renvois d’appel et la prise des messages
  • Planifier et organiser les rendez‑vous (gestion des agendas, organisation des réunions et des conférences téléphoniques) et les déplacements des membres de l’équipe
  • Prendre en charge l’impression, la numérisation, les photocopies de documents et la création de bibles
  • Assurer la frappe, la relecture, la correction et la mise en forme de documents en français et en anglais
  • Effectuer le classement et l’archivage des dossiers électroniques et physiques de l’équipe
• Facturation et gestion client
  • Assurer l’ouverture de dossiers clients et la création de matters
  • Editer, traduire et vérifier les descriptifs et l’envoi des factures aux clients en fin de période
  • Relancer et suivre les factures
  • Mettre à jour les dossiers dans la base de données des opérations du cabinet
  • Aider les avocats dans la préparation des correspondances avec les tribunaux et les parties adverses, des conclusions et des dossiers de plaidoiries via e‑Barreau (RPVA)
• Business développement
  • Actualiser la base de données contacts Interaction (1) en gérant les contacts de votre associé/équipe, (2) en rentrant les activités de Business Development
  • Contribuer aux appels d’offres (ouverture de dossiers non facturables, mise à jour de la base de données des appels d’offres, mise en page des réponses à appels d’offres et des listes de références, entre autre, mise à jour de la base de données des CV)
  • Aider à la préparation d’évènements marketing pour promouvoir l’activité arbitrage et compliance (réservation de salle, restauration, création de liste d’envoi, invitations, relances, badges, accueil, suivi post‑évènement)

Compétences requises

• Bonne maîtrise des outils informatiques (Pack Office en particulier Word et Excel)
• Anglais courant
• Rigueur, adaptabilité, flexibilité
• Gestion du stress et des priorités

We are proud to be an equal opportunities employer and encourage applications from individuals who can complement our existing teams. We strive to create an inclusive and accessible recruitment process for all candidates. If you require any tailored adjustments or accommodations, please let us know.